Tools voor (kleinere) advocatenkantoren: Dropbox

Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.



 

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

  1. Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
  2. Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

  • Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie één zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
  • Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
  • Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - soms ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Let wel op dat Dropbox een Amerikaans bedrijf is en dat het bedrijf verplicht is de Amerikaanse overheid toegang te geven tot alle gegevens (van gebruikers). Het gebruik van Dropbox voor de opslag van cliënt informatie/dossier bestanden is derhalve niet direct aan te raden.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en soms ook zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 19 March 2010
Archived under: Document Management, Dutch, Reviews, Websoftware

Comments

.(JavaScript must be enabled to view this email address) wrote on 07-01-2012:

Beste Bram,

Gezien de recente ervaringen en onderzoeken naar diensten zoals Dropbox of “Cloud Computing” zou ik willen adviseren om deze diensten voor zowel zakelijk als juridisch gebruik te beperken.

Wat informatiebeveiliging betreft blijkt dat het via dropbox of cloud computing uitbesteden van ICT diensten en/of opslag van data buiten Nederland, risico’s met zich meebrengt.
Privacy bescherming is geen integraal onderdeel van de wijze waarop dropbox of cloud toepassingen nu worden vormgegeven. Dit wordt bevestigd door het kennisinstituut ENISA van de EU, dat overheden adviseert derhalve voorzichting te zijn met gebruik van cloud computing.

Zie kamerbrief 20-02-2011
http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamerstukken/2011/04/20/kamerbrief-over-cloud-computing.html

Uit recent onderzoek is gebleken dat de beveiliging van deze data niet goed is geregeld en de juridische kant roept tevens ook vragen op. Bovendien, in wet- en regelgevingen is bepaald dat bepaalde juridische of financiele data het land of de EU niet mag verlaten. Bij dropbox en de meeste cloud aanbieders worden de servers in de VS geplaatst. Bij hosting buiten Nederland valt deze data niet onder de Nederlandse Wet Bescherming Persoongegevens.

In de voorwaarden van Dropbox staat vermeld dat een gebruiker Dropbox en derden toestemming geeft om datgene te doen wat nodig is om de dienstverlening te verzorgen. Tevens is de Amerikaanse overheid gerechtigd om toegang te verkrijgen tot deze data op basis van de Patriot Act.

Redenen genoeg dus om voorzichting te zijn met dit soort oplossingen.

Met vriendelijke groet,
Dennis Langhorst

.(JavaScript must be enabled to view this email address) wrote on 10-01-2012:

@Dennis

Dank voor je uitvoerige commentaar. Ik ben het volkomen met je eens dat voorzichtigheid geboden is bij het gebruik van ‘online software’. Ik zou Dropbox dan ook niet meer aanraden als tool om gegevens over of van cliĆ«nten op te zetten. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat het geen handige tool kan zijn voor andere doeleinden.


Comment Form

Name:

Email:

Location:

URL:

Remember my personal information

Notify me of follow-up comments?

<< Back to main