Legal IT Blog

Apple iPad videoconferencing, just a matter of time

2010-10-13T12:32:24Z

One of the more innovative features of the iPhone 4 is the ability to make 'video calls' through a technology that Apple called Facetime. Facetime is not a groundbreaking, new technology - video calling has been around in different forms for many years already. What is groundbreaking or innovative about it, is that Apple decided the time is right for video calling and that they believe this option should be a standard, easily-accessible, feature on your phone.

Setting up a Facetime call on the iPhone 4 is almost as easy as making a phone call. No need anymore to try and explain to your parents or grandparents what Skype is, how they can install it, and how to use it. All you need is to make sure that you give them an iPhone - for Christmas or something - and it suddenly becomes a lot easier to show them how your newborn son is growing. Not everyone can live within short travel distance of their relatives anymore.

At the moment, you do need WiFi for Facetime calls. With the reliability of mobile datanetworks (e.g. 3G) being rather poor, having a WiFi connection is probably for the better anyway. Having WiFi at your home should not be too much of a problem. If you are able to afford an iPhone 4, you should be able to afford a WiFi setup as well.

Business usage

I do not see Facetime one-on-one video calls becoming very popular among business users. The lack of availability of Facetime devices (limited to the iPhone 4 and the newest iPod Touch at the moment) in businesses is one reason for this. However, the added value of doing a video call with your colleagues or customers is low - unless you need to show something in real time. Also, you both need access to WiFi at the moment of the call, which would be a limitation - for the moment - as well.

iPad revolution

The adaption of another iOS device, might be changing the playing field rapidly. It is amazing how the iPad is accepted by so many new, previously non-Apple, users. What is more amazing, is that it seems a lot of those new users are relatively older people. Those new users seem to embrace the iPad as a new wonder-tool. Finally a device which they can understand and is very comfortable to read email and documents (mostly attachments) on. My prediction is that you will see the iPad (or similar devices) having a 30-50% ownership rate among senior business workers.

Most iPads are still purchased for private usage, yet the owners then start bringing them to work too. Demand for iPad support from their business (IT support) will therefore grow and the same goes for dedicated iPad business Apps. Of course, it will only be a matter of time before businesses will start buying iPads (or similar devices) for their employees.

Facetime on the iPad

In the meantime, Apple will be updating the device (mostly likely it will follow a similar yearly update cycle as the iPhone) and one of the expected additions will be a front-facing camera. That would bring Facetime to the iPad. Video calling will benefit from the large iPad screen but where it will probably make the most of a difference is videocalling with multiple people, i.e. videoconferencing.

There are many - sometimes very impressive - videoconferencing solutions available. They are also all relatively costly. If you want high-quality videoconferencing, expect to pay at least 10k per meeting room (not taking monthly costs into account) - though for the really high-end solutions, prices can sky-rocket a lot higher (I prefer this one myself). The problem is then that you are still dependent on a meeting room.

How does the iPad come into this picture? If Apple can create an easy interface on the iPad to videoconference with other iPad users (through Facetime), that would finally give business users an easy-to-use, affordable solution to do videoconferences. All on a device that the owners would want for multiple other reasons as well.

How would this work? An iPad user would sit in her own office, with WiFi available, preferably having an iPad dock or standard to hold the device in the right position. Someone would set up a Facetime conference (perhaps a central emailaddress can be set for this purpose where everyone could 'connect' to) and everyone would join in from their own iPad. There would be some obstacles that need to be overcome of course. What would you for example do with people who still want to sit in one room with other conference attendees? That would prove a challenge as multiple devices will we outputting and receiving audio in the same room. I am however fairly certain that obstacles like these will be overcome. iPad videoconference, in one form or another, will be coming to your office in the future.

* The above image is a mock-up of what an iPad videoconference might look like. I do hope it will look a bit better than my mock-up. Also, I do not think people often smile/laugh like that in business meetings.

Taking your law office paperless - step by step

2010-08-29T15:56:38Z

Whether you are a small or large law firm, your business will mostly be based on documents. Legal documents, correspondence, and also a lot of administrative stuff (think invoices and such). Being a lawyer has always meant that you find yourself surrounded by a lot of paper.

Paper is everywhere

Even though modern IT solutions might have allowed you to use less paper for years now, through for example your document management system or high-tech scanning solution, there is a large chance that the amount of paper around you, is still the same. This might be due to several reasons:

the amount of documents and e-mail correspondence has grown significantly so that even though a lot less is printed on paper, in the end the piles of paper have not diminished;
you or your fellow lawyers have a hard time completely trusting the 'digital' copy of your files and feel more secure (consciously or subconsciously) knowing that there is a paper version of the entire case in your cabinet (or the company archives);
there is this belief within your firm that having a physical copy of a document (or e-mail) gives it more legal validity (i.e. it could more easily be used as 'legal proof'). This belief is based on false assumptions but can be hard to get rid of;
you like to read everything from paper and have a hard time throwing anything away;
you refuse to use the computer and have your secretary print every single e-mail or have the intern print everything they can find through Legal Intelligence (or any other know-how database) on a certain subject for a current matter;
you love the smell of paper and having a room full of bulging matter files makes you feel alive. Plus you love having your clients visit you and impress them with the amount of information you gather on their case.

Some very good reasons to get rid of paper

From the perspective of the modern firm manager, paper is a costly thorn in the eye. From my perspective, as a minimalist and environmentally conscious person, paper is quite evil. Paper is simply a big waste of resources:

costly to purchase (and costly to print on). The cost of the printers, including all the resources they use (power, IT support, maintenance, etc.), also has to be taken into account;
costly to store. Think of all the warehouses full of paper archives that we accumulated over the past decades. First, your paper files will probably live inside your office for a while. I have seen plenty of lawyers who can not find certain matter files on a daily basis with it either being lost in the piles somewhere, misplaced by a secretary, given (and forgotten that it was) to a junior lawyer for further study, etc. After a while, the file may be stored in a cabinet and eventually be send of to an external archive just in case it will be needed again in the future;
costly to handle. Searching for that one document in a huge binder or tracking down that certain invoice in a pile of similar looking invoices. Having to arrange different storage for the files as they get older and older or arranging for them to be destroyed. These are just a few example of the 'handling' cost of paper;
a huge waste of our earthly resources.

So not only does paper involve a large share of material resources, there is also a lot of time involved with the handling of paper (printing, finding, sorting, archiving). The elimination of paper is probably one of the largest reasons a modern lawyer can do without secretarial support much easier.

Start eliminating paper, now!

Is it hard to eliminate paper? No, not at all. You do not even have to eliminate all paper. If you enjoy reading certain things from paper - like that final due diligence report that you are going over one more time - than you can still print it, of course. The time that we all have access to excellent e-readers that can truly replace paper, is still somewhere in the future.
What I am advocating is that you do not try and keep the paper in your office anymore. So after reading that final version of the document, you can throw it away (recycle bin).

Scanners that turn paper into digital files are usually ubiquitous in offices nowadays. Software for archiving your files are available in many forms. You can choose to have your digital files made "searchable" by making the text readable by your computer systems. This technology is often referred to as OCR (Optical Character Recognition) as a computer needs to recognize the letters of a text as separate characters.
Also keep in mind that it is important to store your files in an accepted "archiving" format. File formats (like Microsoft Word format or Adobe PDF) tend to change every few years and are not supported indefinitely. To avoid any problems, go with PDF/A.

Keep it simple (with going paperless)

My approach to the paperless office is to start of simple. One of the parts of your office that lends itself for going paperless first, is your incoming invoices. Invoices are usually entered into an accounting system and then stored away in binders. Legally you can just as well throw the paper version of the invoice away, and only keep a digital copy. Simply scan all incoming invoices and then throw them away. Store the invoices with the help from your accounting software or archiving software. Alternatively you can create your own system of storing the files (somewhere on your company file system). You could use Dropbox as a secure backup solution (and at the same time having access to these files from anywhere).

Two other solutions for easy-and-quick scanning and archiving that are especially useful for smaller firms (but could also be leveraged by larger firms):

use an iPhone or other smartphone (e.g. Android phones) to 'scan' the invoices and receipts by taking a picture of it. There are special scanning 'apps' to assist you with this, e.g. Scanner Pro for iPhone.
use an archiving/notes utility. There are specialized apps and services for invoices (Shoeboxed, JustTheBill) and there are more general apps for archiving everything (Evernote). I prefer the latter and use Evernote myself. Every invoice or receipt will be scanned (with a scanner or with my iPhone (through Evernote)) and synced with Evernote. That means that I can always access my archived invoices through my computer, iPhone, iPad or the Internet.

Now that more and more companies are sending digital invoices it also helps that these can be easily combined with your scanned archive.

There we have it, our first steps into going paperless. If you have any questions in finding the right solutions to help your firm become 'paperless', please do not hesitate to contact me or my company (Legalsense).

Interview with Jack Newton (Clio) on SaaS, mobile devices, etc.

2010-04-12T11:14:41Z

Legal IT Professionals published an interesting ten-minute interview with Jack Newton, President of Clio. Clio is web-based practice management system mostly targeted at small law firms. Jack has some interesting things to say about 'Software as a Service' (SaaS), the future of mobile devices and his own company/product. Worth listening to at Ten minutes with Jack Newton (Clio).

iPhone OS 4 - betere zakelijke functies (nog meer een Blackberry killer)

2010-04-09T09:14:07Z

De iPhone was al een krachtige zakelijke telefoon/PDA/mini-computer. Neem bijvoorbeeld de Mail applicatie met Exchange ondersteuning of de duizenden zakelijke apps in de App Store. Zakelijk gezien - vooral vanuit het perspectief van de IT ondersteuning - miste de iPhone echter nog een paar functies ten opzicht van het - in de Legal IT gebruikelijke - Blackberry platform. Het gisteren officieel aangekondigde iPhone OS 4 (ook voor iPad en iPod Touch) voegt een aantal nieuwe zakelijke functies toe die de iPhone nog een betere Blackberry-killer maken.

De grootste nieuwe "feature" in iPhone OS 4 is natuurlijk de introductie van "multitasking" (juist nu Microsoft multitasking uit Windows Phone 7 grotendeels heeft verwijderd). Dat haalt meteen één van de grootste bezwaren tegen de iPad onderuit. Daarnaast zal de "unified" inbox (één mailbox waar alle mail van je mailaccounts in worden weergegeven) ook een welkome aanvulling zijn voor zakelijke gebruikers. Tevens kunnen attachments in e-mails nu ook direct worden geopend in de bijhorende App.

Verbeteringen die volgens Apple puur op de zakelijke gebruikers zijn gericht zijn:

Data Protectie - e-mail en attachment encryptie wordt nu standaard ondersteund en Apps kunnen gebruikmaken van nieuwe API (Application Programmer Interfaces) om informatie te versleutelen.
Draadloze App distributie - bedrijven kunnen nu Apps installeren op hun iPhones via Wi-Fi en 3G (zonder de iPhone met een computer te hoeven te verbinden).
Verbeterde Mail - meerdere Exchange accounts op één iPhone én de hierboven al genoemde "unified" inbox en 'attachment openen in App' ondersteuning.
Centraal beheer - alle iPhones binnen bedrijf kunnen nu centraal beheerd worden (instellingen aanpassen, Apps installeren en updaten, remote wipe (wissen van iPhone (bij bijvoorbeeld diefstal of verlies) of remote lock (vergrendelen). Het is even afwachten wat voor een applicaties hier voor beschikbaar komen maar het zal ongetwijfeld het beheer eenvoudiger maken dan met Blackberry Enterprise Server.
SSL VPN support - standaard support voor beveiligde verbindingen met het kantoornetwerk met toekomstige Apps van Cisco en Juniper. Hierdoor wordt het mogelijk om de iPhone automatisch verbinding te laten maken (of houden) met het kantoornetwerk waardoor interne web-applicaties bijvoorbeeld toegankelijk kunnen zijn via de iPhone browser of via custom-build Apps.

Vooral de encryptie van mail verkeer maakt de iPhone een nog betere Blackberry-killer. Inclusief de verbeterde beheersmogelijkheden maakt dat het investeren in een Blackberry Enterprise Server (BES) (inclusief de benodigde serverhardware, onderhoud en updates) in mijn ogen redelijk overbodig.

Enige struikelblokken in de iPhone vs. Blackberry discussie zijn nu nog:

touchscreen toetsenbord vs. echt toetsenbord (voor de meeste Blackberries)
voor Nederland - de iPhone wordt officieel alleen via T-Mobile geleverd

iPhone OS komt deze zomer uit voor iPhone (3G en 3GS + waarschijnlijk het nieuwe iPhone model dat tegen die tijd uitkomt). De iPhone 3G zal niet alle functies ondersteunen (geen multitasking bijvoorbeeld).

BigHand acquires nFlow Software Ltd

2010-04-06T12:37:25Z

Big News: BigHand just announced that they acquired nFlow Software Ltd! This comes as quite a surprise as nFlow gaining ground in their competition with BigHand. With this move, BigHand strategically eliminates the competition from nFlow and establishes itself as the de facto digital dictation software (for Legal, +10-20 users).

It will be very interesting to see how this is going to play out in the Netherlands. nFlow is being represented on the Dutch market by dFlow while BigHand has been sold and supported by I.R.I.S. (formerly Morningstar Systems). The two companies where directly competing as such.

Jon Ardron (Chief Executive Officer, BigHand) wrote:

Last week I wrote to your firm to invite you to share your product suggestions and ideas about BigHand going forward. Many responses and ideas have since been flooding in, so thank you for taking the time to feed back your thoughts.

I mentioned in that letter that this is an exciting time for BigHand and that we would be looking to invest in order to enable improvements for our clients. I am delighted to announce that this week we have acquired nFlow Software Ltd, a leading innovator in the provision of digital dictation technology. The acquisition of nFlow takes our international client base to some 1,250 organisations and 117,000 users worldwide.

For some time the similarities in the approach of BigHand and nFlow have been clear, and when we identified a chance to accelerate our global strategy through acquisition we did not hesitate. nFlow quite rightly has a reputation for client responsiveness and product innovation that has led to it to become a leading supplier in the UK legal & professional services digital dictation sector. We knew both companies share a strong commitment to customer delivery, but as I have come to know Rob Lancashire – nFlow Managing Director - we have discovered a joint vision of open, flexible, and highly accessible voice productivity technology. We are all excited by the positive impact this will have on our customers. In fact, we already have some key technology announcements due within weeks that will benefit both nFlow and BigHand users regardless of what product they may be using.

Rob Lancashire will become Managing Director of a newly formed BigHand UK Legal & Professional Services Division. The new division is specifically designed to allow us to maintain the highest levels of customer responsiveness and innovation as we continue to expand internationally. As part of the new structure I have also created a new UK Healthcare Division, and following his success as BigHand’s UK Sales Director, James Kippenberger has been promoted to Managing Director UK Healthcare.

Jonathan Carter has decided to leave the group following these structural changes and a refocusing of corporate strategy. However he will remain involved in a consultancy capacity in the coming months. Many of you will know Jonathan and I would like to thank him for his significant contribution over many years and wish him well for the future.

We have not discounted further acquisitions designed to benefit our clients. In the meantime if you have any questions about the deal, please feel free to call me on +44 (0)20 7940 5943 or email at Jon.Ardron@BigHand.Com. As a client, I would like to thank you for helping us to make this investment possible.

Regards

Jon

It seems that I am one of the first to blog about this news. BigHand has not even mentioned anything on their own website yet - they could use a new web-marketing strategy...

LinkedIn app voor Blackberry

2010-04-06T12:02:50Z

LinkedIn heeft onlangs een nieuwe app voor de Blackberry uitgebracht. De LinkedIn Blackberry app is gratis te downloaden voor Blackberries vanaf OS 4.3.0 (officieel geven ze aan alleen de Tour, Bold en Curve te ondersteunen). De app integreert volledig met de mail, contact en agenda applicaties van de Blackberry en biedt hierdoor een aantal interessante mogelijkheden.

Een aantal functies van de LinkedIn app zijn:

Zoeken: kom voorbereid op elke afspraak door snel LinkedIn profielen bekijken
Berichten: beheer je LinkedIn inbox overal
Netwerk updates: blijf op de hoogte van het gesprek van de dag
Connecties: maak nieuwe contacten zonder computer
Uitnodigingen: stuur uitnodigingen om je professionele netwerk verder op te bouwen
Aanbevelingen: ontvang suggesties voor mensen die je wellicht wil toevoegen aan je professionele netwerk

Als iPhone gebruiker (waar al langere tijd een geweldige LinkedIn applicatie voor bestaat) zeg ik maar: "beter laat dan nooit". Het verbaasde mij eigenlijk dat er niet eerder een fatsoenlijke LinkedIn app voor de Blackberry beschikbaar was.

In het algemeen vinden de meeste gebruikers de LinkedIn (en ook bijvoorbeeld de Facebook) app van de iPhone eenvoudiger en fijner in gebruik dan de gewone website versie. Dat is een interessante trend die met de komst van iPad (en bijhorende apps) zich hoogstwaarschijnlijk verder door zal zetten. Het zal interessant zijn om te zien of de Blackberry hier ook mee in kan gaan.

Apple iPad will be coming to a law firm near you soon enough

2010-03-30T15:54:23Z

Apple will be launching the iPad in the US soon (3 April 2010). Every geek's favorite fruit-company has tried to create as much hype around the iPad as there was around the iPhone. The success of the iPhone has been astounding. The corporate world still seems quite hooked on Blackberries though the calls for iPhones among lawyers is becoming increasingly stronger. The biggest advantages of the iPhone: it genuinely easy and intuitive to use and it has 'an app for everything'.

Modern computer operating systems are (still) simply too hard to understand for most people. The same goes for most smart phones. There are thousands of people who hold on to the "I just want a phone that can call" adagium. On the other hand, there are plenty of people that actually want - or even had - a smart phone (one that can read e-mail, browse the web, play some music, take and show pictures, etc.) - but were never capable of fully understanding it. If I ask a typical Blackberry user (even those who have a Curve, Bold or Bold 2): "How often browse the web on their Blackberry?", the answer is usually: "never" (or: "I did not know that was possible"). Every iPhone user browses the web (either through one of the apps or through the standard Safari browser on a daily basis.

A category of its own

Apple has seen that their version of a smartphone has redefined the way people use their phone and has made it possible for non-technical users to perform various tasks on this single device. The iPhone has started to outgrow the 'smartphone' label - it is now used a small hand-held computer.

The logical next step for Apple is to take the success of the iPhone platform - both the iPhone Operating System with its consistent and easy-to-use interface (multitouch and well-designed hardware and software interface elements) and the concept of Apps and the App store - to another platform. The simplest approach: to increase the size of the screen (and thus the device) so that the tasks that require a little more screen real estate (like reading a book, office documents or long e-mails) will become a lot easier.

Huge success

The Apple iPad is going to be a huge success. Maybe the initial success will be smaller than that of the iPhone but in many ways the iPad is a lot more revolutionary. The iPhone is still seen as a phone -- and we had many of those already. The iPad will be the first modern (2010s) hand-held computer that is truly easy-to-use and versatile. That is why the iPad is classified as a device that defines a whole new category of its own.

In your private life the iPad will (among others) be useful for:

Any type of information consumption (reading, video's, podcasts, the web, etc.)
Digital photo book - holding your photo database and sharing these pictures with family and friends ('here Dad, take a look at our recent vacation pictures')
e-Learning (language learning, cooking instructions, DIY instructions etc.)
Games and Entertainment (it will not be long before you can play Farmville on your iPad)
Communication (mail, chat, phone (Skype), and eventually - in a future version - video calls)

Professional usage?

But what about professional usage? How will this be a useful device to have in your law firm?

At first, the iPad will mostly be a success in the private sphere of life, just like the iPhone initially was less focused on the business world. But as our business life and private life will continue to become more intertwined - so will the usage of the iPad. Even with the initial lack of multitasking will the iPad be useful for usage in your professional life. Multitasking is a myth in its own anyway - people can not really multitask and studies have found that active multi-taskers tend to be less productive than single-taskers. The iPhone does not have multitasking (yet) and is still extremely useful (also as a business device). Instead of having to bring a stack of documents to your next meeting, you just bring your iPad and flip to documents right there. Checking and responding to e-mail will be a lot easier than on your (smart)phone.

The iPad will be success in your private life - and therefore it will be a success in your business life. You might want to keep those two fully separated. But most of us are still slaves to our Blackberries (or iPhones). So as you are lying on the beach during your two week holiday this summer, you will be enjoying being able to read the latest news or that newly purchased eBook on your iPad. You will also be grateful that you can check your (work) e-mail on the device. After all - you were expecting an important message - but were reluctant to bring your laptop to the beach (who does that, really?). This is just one example of how the business usage of the iPad (or the category of devices that it represents) will be creeping into your business life through your private life. That is aside from the direct business application that the device will undoubtedly have a short while from now.

Conclusion - get ready for a new breed of computer devices to claim a role in your personal and business life. As soon as you see your fellow lawyer (or neighbor) sporting his or her new iPad - you will be wondering whether you should get one as well. Leave it up to Apple to continue making products that have that effect.

Concurrentie tussen Workshare en Docscorp woedt voort

2010-03-26T15:06:21Z

Docscorp, software producent van onder andere pdfDocs Desktop en compareDocs, heeft in Groot Britannië aangegeven een aantal nieuwe orders binnengehaald. Concurrent Workshare reageert echter sceptisch op dit nieuws:

"March’s LTi claims a ‘raft of new law firm wins’ for Docscorp. No details are provided what products were sold but the implication is they include document comparison. We feel obliged to point out that some of the firms mentioned have actually renewed their Workshare licenses and even looking to purchase more. We hear that one of the so called Docscorp ‘wins’ in a larger account was for only 4, yes 4 seats. Four of the ‘wins’ have less than 100 lawyers in total. Since the previous public announcement of a Docscorp win (March’09) Workshare has won or renewed over 20,000 licenses in the UK alone. Now that really is worth shouting about."

Bron: Workshare & Tikit take swipe at DocsCorp

Persoonlijk ben ik nooit echt gediend van "opgeklopte" persberichten maar tegelijkertijd is dat nou eenmaal de taal van marketing. Iedere manager ontwikkelt (hopelijk) vanzelf een automatisch filter om door de marketing taal heen te kijken.

-- Workshare Professional 5.2 in Word 2007 --

De markt voor documentvergelijking, PDF conversie, PDF beheer en OCR is in ieder geval nog steeds volop in ontwikkeling. Op het gebied van documentvergelijking zijn Workshare en compareDocs al lange tijd de bekende opties in de legal IT markt. Een ander pakket "Softinterface Diff Doc" richt zich minder specifiek op de "legal" markt en lijkt weinig meerwaarde te bieden ten opzicht van Workshare en compareDocs. De laatste vergelijking die ik tussen Workshare en compareDocs heb gedaan, stamt alweer uit juli 2008: pdfDocs CompareDocs vs. Workshare Compare. Beide pakketten zijn sindsdien sterk verbeterd.

Tools voor (kleinere) advocatenkantoren: Dropbox

2010-03-19T13:16:36Z

Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie één zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - soms ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Let wel op dat Dropbox een Amerikaans bedrijf is en dat het bedrijf verplicht is de Amerikaanse overheid toegang te geven tot alle gegevens (van gebruikers). Het gebruik van Dropbox voor de opslag van cliënt informatie/dossier bestanden is derhalve niet direct aan te raden.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en soms ook zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

Document Management: Autonomy/Interwoven blijft populair

2010-02-14T12:26:56Z

In de markt voor Document Management oplossingen - ook wel ECM - Enterprise Content Management genoemd - blijft iManage Worksite van Autonomy (/Interwoven) in Nederland aan populariteit winnen. Worksite is één van de meest geprezen document management systemen (DMS) binnen de advocatuur/professional services. In Nederland zijn vooral twee bedrijven actief als implementatie partner van Worksite: I.R.I.S. Nederland (voorheen Morningstar Systems) en Epona. Beide bedrijven hebben de afgelopen tijd weer een aantal iManage Worksite opdrachten weten binnen te halen:

Morningstar Systems is per 1 januari 2010 verder gegaan als I.R.I.S. Nederland. Het zal interessant zijn om te zien wat voor een invloed de producten van I.R.I.S. (bijvoorbeeld DocCenter en Docshare) - aangezien deze producten qua functionaliteit een grote overlap met Worksite vertonen - zullen hebben op de werkzaamheden van I.R.I.S. Nederland.

Beide partijen (Epona en I.R.I.S./Morningstar) staan goed aangeschreven.

Windows 7 Compatibility and Versions

2010-01-16T15:02:50Z

Now that Windows 7 is widely available on newly purchased systems, migrating your law firm professionals to this new Microsoft OS, becomes an interesting option. Windows XP is still the most used operating system in most firms - as most firms decided to skip the troubled Vista. Partial migration - only upgrading some of your users, for example those whose PC's you replace - is nowadays a more accepted option. It used to be that firms preferred to have all users on the exact same installation as this usually had some cost/efficiency benefits in terms of maintenance and support. These days, a temporary migration period where in the course of for example one year you migrate your users to a new OS, should - when your support and maintenance strategies are flexible enough - not cause too many pains.

Before you decide to migrate - make sure you have thoroughly tested all your existing software for compatibility with Windows 7. It surprises me how slow most companies are with providing information on Windows 7 compatibility. Most product specifications and software requirement overviews on websites do not mention the existence of the new Windows version at all. To add to the complexity: Windows 7 comes in both a 64-bit and a 32-bit version. Which version should you install?

The short answer is that you should go with Windows 7 64-bit unless you’re running a system well into its antiquity where driver support is going to become an issue.

Check out the Windows 7 Compatibility Center to search for compatible software and hardware. Unfortunately, mostly consumer software is listed on this site. If software is written for 32-bit Windows then it will most likely install as a x86 (32-bit) program under your 64-bit Windows.

The most worrisome will be the more obscure hardware that does not have driver updates available or the occasional lawyer that is wondering why his/her old Palm PDA software does not work anymore. Within the next six months, most major hardware and software manufacturers should have made their current products all Windows 7 compatible. For older hardware (or software) there will probably be ways to circumvent the problems. I was worried for example that some the Smart Card readers that are commonly used in the Netherlands would not be supported yet. That worry seems to have been unneccessary.

In the next few weeks I will be doing more hardware and software tests with Windows 7 as I am trying to introduce the OS at a Dutch law firm (remaining on Windows XP for most users). If anything important comes up, I will post that here. Preliminary findings so far show the VPN program (OpenVPN) and the Anti-Virus software (McAfee) both need updating (both free of charge).

Business case voor Virtualisatie: 2x besparen - kosten en stroom

2010-01-07T20:33:39Z

Vandaag ben ik een deel van de dag bezig geweest met het doorspreken van een virtualisatieproject waarbij een groot aantal fysieke servers worden gevirtualiseerd op 2 tot 3 nieuwe servers. Er wordt hierbij gebruikt gemaakt van virtualisatie software van VMWare - een van de grootste spelers in de markt voor virtualisatie software.

Virtualisatie is natuurlijk allang niet nieuw meer - afgelopen decennium was virtualisatie al een veel besproken topic. De business case was voor mij echter niet altijd even sterk (wel voor grote serverparken - niet voor kleine tot middelgrote serverparken met ongeveer 3 tot 15 servers). Er zijn een aantal duidelijke voordelen:

De restore tijd bij calamiteiten kan in een virtuele serveromgeving sterk worden teruggebracht maar dan moet er wel een tweede server (waarop de virtuele machines kunnen draaien) klaar staan.
Het toevoegen van een server (omdat dat bijvoorbeeld door de aanschaf van nieuwe applicatiesoftware vereist is), kan eenvoudiger en hoeft geen extra hardware investeringen met zich mee te brengen.
Het beheer en onderhoud wordt flexibeler.
Er kunnen eenvoudig test omgevingen worden ingericht (door simpelweg servers toe te voegen).

Maar er zijn ook nadelen te bedenken:

Het toevoegen van een virtualisatie laag voegt een extra "point of failure" toe.
Wanneer de fysieke server het begeeft, liggen meteen alle daarop draaiende virtuele servers plat. Als er dan niet een tweede server voorhanden is, waar de virtuele machines op gestart kunnen worden, kan de restore tijd juist langer worden dan bij traditionele (fysieke) servers.
Professionele virtualisatiesoftware (van bijvoorbeeld VMWare) is relatief prijzig.
Het beheer van virtuele servers vergt meer expertise van IT personeel.

Al met al ben ik van mening dat de voor- en nadelen elkaar redelijk opheffen ware het niet voor nog een belangrijk voordeel dat ik hierboven weggelaten had: stroombesparing. Een serveromgeving van 10 servers die terug wordt gebracht naar 2 zware servers bespaart niet alleen veel stroom, maar creëert ook nog eens veel minder warmte. Hierdoor is weer minder koeling nodig (voor de serverruimte) en wordt er dus nog meer stroom bespaard. En dat tikt aan. In eerste plaats voor de kosten en in tweede plaats voor het milieu.

VMWare heeft hier zelfs een aantal online calculatoren voor ontwikkeld: één voor de kostenbesparing (TCO calculator) en één voor de milieubesparing (Green calculator). De nieuwste generatie processoren en servertechnologie doet er vervolgens nog een schep bovenop door ook de nodige stroombesparingstechnieken in zich te hebben. VMWare werkt hiermee samen met Intel. Zie de VMware website voor meer informatie over dit partnership. Intel claimt overigens dat haar nieuwste generatie serverprocessoren sowieso al een serververvanging waard zijn aangezien deze machines ten opzichte van servers van 3-5 jaar geleden zoveel zuiniger in stroomverbruik zijn dat de investering na een paar jaar al wordt terugverdiend (ook hier is een calculator voor beschikbaar).

Wat voor mij de Virtualisatie businesscase dus echt compleet heeft gemaakt, is de dubbele besparing (een lagere TCO (Total Cost of Ownership)) die een vermindering van het stroomverbruik met zich mee brengt.

Quiet year for this blog - Hello world (2)

2009-10-17T18:45:22Z

It has been an awfully quiet year for this blog. Or to put it more direct: I have completely neglected this blog for more than a year. It has not been forgotten though, and I did update the style of the blog in the past year. No new posts though.

We will give it another try. A fresh new start. As another way to keep myself to the intention to write more on this blog, I will give you a short list of possible subjects for future posts:

Online software (SAAS), in many ways a blessing for the IT department?
Blackberry vs iPhone
PDFdocs Compare vs. Workshare revisited
Microsoft Office Communications Server and Videoconferencing
Law firms and the crisis: is the landscape changing?
Open source software, slowly making its way into the office
Google Apps for your firm

pdfDocs CompareDocs vs. Workshare Compare

2008-07-05T18:48:25Z

De moderne (juridische) professional produceert dagelijks vaak meerdere documenten. Aan deze documenten wordt vaak voor een langere periode gewerkt en door meerdere mensen - collega's of cliënten. Eén manier om overzicht te houden over alle wijzigingen in een document, is het maken van zogenaamde 'vergelijkings documenten' (in het Engels vaak 'compare documents', 'compares' of 'red-line document' genoemd). Twee (of meer documenten) worden met elkaar vergeleken en in een nieuw document worden alle wijzigingen in verschillende kleuren weergegeven. Net alsof iemand op de klassieke manier met een rode pen de wijzigingen heeft aangebracht.

Microsoft Word heeft voor dit soort vergelijkingsacties een ingebouwde 'compare' functie die gebruikt maakt van Word's 'track changes' (wijzigingen bijhouden). Omdat deze functie van Word kwalitatief gezien niet toereikend is, zijn er de afgelopen jaren een aantal gespecialiseerd softwarepakketten verschenen die de 'compare' functie hebben geprobeerd te perfectioneren.

Workshare

Toen ik een aantal jaren geleden voor het eerst in aanraking kwam met dit soort software was er in de (Nederlandse) Legal IT wereld eigenlijk maar één pakket bekend voor de 'compare' functie: Workshare Deltaview. Waarschijnlijk door gebrek aan concurrentie was het voor Workshare mogelijk om een - in mijn ogen - zeer hoge prijs voor hun 'compare' programma te vragen. Deltaview maakte ook deel uit van een groter pakket: Workshare Professional, dat toendertijd niet zoveel van prijs verschilde van een losse licentie van Deltaview.

Workshare Deltaview in nu niet meer los verkrijgbaar maar alleen nog als onderdeel van Workshare Professional. Daarnaast heeft Workshare een nieuw pakket gelanceerd: Workshare Compare (Standard), dat in feite hetzelfde doet als Deltaview deed. Workshare software kan direct bij Workshare zelf worden aangeschaft (via hun website) of via hun Nederlandse partner: Morningstar Systems of dFlow.

pdfDocs CompareDocs

Het ogenschijnlijke monopolie van Workshare kon natuurlijk niet altijd blijven bestaan: het in Australië gevestigde DocsCorp biedt met hun pdfDocs CompareDocs eenzelfde soort functies als Workshare Compare. pdfDocs CompareDocs maakt onderdeel uit van een reeks software gericht op document verwerking. Op de Nederlandse markt wordt pdfDocs geleverd door dFlow.

Vergelijking

In de rest van dit artikel wordt een vergelijking gemaakt tussen pdfDocs CompareDocs (pDC) en Workshare Compare (WSC). Aanverwante software zoals Workshare Professional of pdfDocs (Desktop) laat ik verder buiten beschouwing. Wellicht zal ik in een later artikel nog verder ingaan op deze paketten. De integratie van de software met Document Management Systemen zoals Interwoven Worksite is geheel buiten beschouwing gelaten. Er is tevens niet gekeken naar de kwaliteit en beschikbaarheid van de documentatie, ondersteuning en naar het gemak van de installatie en het beheer (voor meerdere gebruikers)

Naam	Dealer NL	Versie	Prijs
Workshare Compare	Morningstar Systems, dFlow	5.2	EUR 270 (1 licentie) EUR 107 (1 jaar licentie)
pdfDocs CompareDocs	dFlow	2.0	EUR 139 (1 licentie)

De hierboven vermelde prijzen zijn voor één enkele licentie. Leveranciers geven doorgaans aanzienlijke kortingen bij afname van meerdere licenties. Informeer daarom altijd wat de precieze prijs voor uw situatie is.

Functionaliteit

Zo op het eerste gezicht bevatten beide pakketten dezelfde functies: selecteer de twee bestanden die je wilt vergelijken, stel eventueel nog wat opties in, en maak het vergelijkingsdocument. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen waarvan ik de belangrijkste hier, voorzien van commentaar, noem:

WSC bevat een eigen document 'viewer' waarin het resultaat van de vergelijking wordt weergegeven. Vanuit dit pakket kan vervolgens door de wijzigingen heen gelopen worden en kan het bestand in een bestandsformaat naar keuze worden opgeslagen: Word, PDF of bijvoorbeeld Workshare's eigen formaat. Dat laatste formaat is de standaard keuze van het programma. Dit werkt echter verwarrend, een gebruiker weet vaak niet wat hij/zij met een dergelijk bestand aan moet en het kan alleen met Workshare's eigen software geopend worden. Het eigen bestandsformaat van WSC levert daarbij ook nog een risico. Een onwetende gebruiker kan een document in dit bestandsformaat naar een cliënt sturen die vervolgens geen raad weet met het document.
pDC geeft van tevoren de mogelijkheid om een bestandsformaat te kiezen: Word óf PDF. Het resultaat wordt vervolgens in het bijhorende programma geopend (Word of een PDF viewer) of direct als attachment aan een e-mail toegevoegd. Dit werkt eenvoudiger dan de eigen 'viewer' van Workshare. Gebruikers hoeven niet een extra handeling te verrichten om het bestand op te slaan.
Beide pakketten genereren zogeheten 'red-line' compare documenten: de wijzigingen worden in verschillende kleuren weergegeven. pDC kan echter ook gebruik maken van de standaard 'track changes' functies van Word. Hierdoor kunnen wijzigingen door eenvoudig doorlopen worden om ze zo te accepteren of te weigeren. Dit is wat mij betreft het belangrijkste voordeel van pDC - het samenwerken aan documenten wordt door de 'track changes' compare functie veel eenvoudiger. De compare documenten met kleur opmaak kunnen eigenlijk niet meer gewijzigd worden - tenzij iemand met de hand alle gekleurde opmaak wil verwijderen. Hierdoor is het nut van dit soort documenten geringer. Daarom kunnen ze het beste altijd als PDF document worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat een argeloze gebruiker in een compare document nog verdere wijzigingen gaat aanbrengen. WSC bevat overigens wel een functionaliteit om wijzigingen te beheren (accepteren en weigeren) maar die is alleen beschikbaar wanneer de installatie onderdeel uitmaakt van Workshare Professional. De optie is er wél, we kunnen hem alleen niet gebruiken (waarom dan toch de optie aanbieden?).
WSC bevat ook de mogelijkheid om meer dan twee documenten met elkaar te vergelijken. Zo kan dus over meerdere versies bekeken worden wat er gewijzigd is.
WSC genereert een overzichtrapport onderaan het vergelijkings document (in de Workshare 'viewer'). pDC genereert rapporten optioneel en in aparte documenten.

De test

Om een betere afweging tussen de twee pakketten te kunnen maken heb ik een aantal test documenten met elkaar vergeleken. Bij het resultaat heb ik vooral gelet op twee dingen:

de kwaliteit van het resultaat (zijn alle wijzigingen goed weergegeven)
de snelheid van het vergelijkingsproces

Middelgroot document

Een Word (2003) document van 16 pagina's (123 kilobyte) dat lijkt op een typische 'juridische' overeenkomst.

WSC was in een handomdraai klaar met de vergelijking (2 seconden) en leek alle wijzigingen naar behoren te hebben verwerkt. pDC was beduidend trager (30 tot 50 seconden) en de benodigde tijd varieert bij elke (identieke) vergelijking elke keer weer wat. Het toevoegen van rapporten kost pDC ook elke keer een aantal seconden extra. pDC gaf ook een foutmelding bij een wijziging bovenaan het document. Deze melding werd echter netjes in een "comment" gezet (met Word's ingebouwde commentaar functie). Het was niet duidelijk wat er precies mis gegaan was en alle wijzigingen leken verder goed verwerkt te zijn. Workshare telde 271 wijzigingen, pDC teld er 104. Het lijkt erop dat pDC de wijzigingen anders telt dan Workshare: kleine wijzigingen worden schijnbaar door pDC niet geteld. Zo lijkt bijvoorbeeld de nummering van paragrafen niet als wijziging te worden geteld (maar wel te worden verwerkt).

Groot document

Dit Word document van een kleine 11 megabyte en 68 pagina's bevat veel tekst, veel voetnoten, een aantal grote afbeeldingen, een paar met Word getekende diagrammen en een enkele tabel.

pDC had voor dit document wederom flink de tijd nodig. Vreemdgenoeg duurde de verwerking niet heel veel langer dan bij het veel kleinere document (tussen de 50 seconden en anderhalve minuut). WSC had met dit document ook wat meer moeite en deed ongeveer 32 seconden over de verwerking. WSC telde 271 wijzigingen, pDC telde er maar 25. Het verschil zit hem waarschijnlijk in de voetnoten - die opnieuw genummerd moesten worden. pDC verwerkt ze wel maar telt ze blijkbaar niet. Het belangrijkste bij dit document was echter dat WSC niet goed om kan gaan met de afbeeldingen, tabellen en diagrammen: het maakt er letterlijk een zooitje van. pDC is daarentegen erg netjes en maakt een ogenschijnlijk perfect 'compare' document.

Klein maar complex document

Om de software nog wat verder op de proef te stellen nog een klein (anderhalve pagina, 40kb) maar complex Word document met een vreemde tabel (met verschillende celkleuren), een foto, en verschillende tekstkleuren.

WSC was weer razendsnel (2 seconden) klaar en telde 36 wijzigingen. pDC had in dit geval zo'n 10 seconden nodig en telde 8 wijzigingen. Net als bij het grotere document kan WSC niet goed omgaan met de complexe wijzigingen in tabelcellen, tekstkleur en voetnoten. pDC levert kwalitatief weer uitstekend resultaat.

Conclusie

Beide pakketten zijn eenvoudig in gebruik en bevatten alle functies die je mag verwachten van dergelijke software. Het grootste gebrek bij Workshare Compare (en daarmee het grootste pluspunt voor pdfDocs CompareDocs) is dat het niet mogelijk is om een vergelijkingsdocument dat gebruik maakt van Word's 'track changes' functie te genereren. De standaard kleuring heeft uiteraard ook nog steeds veel nut maar de 'track changes' mogelijkheid biedt is in het dagelijkse werk wel een erg handige optie. De aparte 'viewer' van WSC biedt daarbij nog een weinig meerwaarde en zorgt zelfs alleen maar voor verwarring en extra handelingen.

Workshare Compare (Standard) is op het gebied van snelheid de absolute kampioen. Gebruikers zullen de snelheid zeker op prijs stellen. De kwaliteit van de vergelijkingen doen, bij iets complexere documenten, echter onder voor die van DocsCompare. pDC mag er dan wat langer over doen, het resultaat is in ieder geval van hoge kwaliteit. Bij standaard tekst documenten zullen er niet zo snel problemen optreden bij het gebruik van Workshare Compare, bij grotere/complexe documenten wordt de foutgevoeligheid groter.

Op het gebied van snelheid wint Workshare de vergelijking. DocsCorp lanceert binnenkort echter een nieuwe versie van DocsCompare waar nou juist de snelheid één van de belangrijke verbeterpunten zou zijn. Op het gebied van functionaliteit/gemak, kwaliteit én op prijs (afgaand op de standaardprijzen) gaat de overwinning naar DocsCompare. Mocht u de aanschaf van document vergelijkingsoftware overwegen, dan is DocsCompare zeer waarschijnlijk de beste keuze. Let hierbij wel op dat integratie met andere pakketten en de functie van Workshare Compare als onderdeel van Workshare Professional hier niet in beschouwing is genomen.

Op zoek naar (onafhankelijk) advies over voor u geschikte oplossingen voor document verwerking? U kunt geheel vrijblijvend contact opnemen om een afspraak te maken met een adviseur.

Chrome River - Online Expense Reporting

2008-06-22T19:54:40Z

Last week I had the honor to take a look at Chrome River Expense - online software for expense reporting. The software is build in Adobe Flex and seems to fit well in the category "next generation web applications". Web based software that feels like desktop software.

From their website, Chromeriver.com:

"Chrome River Expense is an online expense reporting and management service that is built from the ground up specifically to meet the needs of professional services organizations. With no up-front hardware or software costs and a solution that is quickly deliverable to users around the globe, Chrome River Expense improves your firm's operations and provides a virtually instant return on investment."

Chrome River Screenshot (image from Chrome River website)

At first, I thought of expense reporting as something that would commonly be part of a financial management system (or practice management system). Chrome River chose to focus on only one business process and - so it seems - does that really well. The software covers every imaginable aspect of expense report and is easily accessible through a user friendly interface. Of course, it will take some effort to get everyone in a firm/organization to use the software correctly, but in the end it will make life a lot easier for everyone. Also, by keeping better track of your expenses, more will be identified as billable expenses and thus end up on your client's invoices.

Chrome River Overview (click image for larger version)

The software has been specifically built for legal (and professional) services firms. Chrome Rivers' founders have years of experience in the legal software industry - they were previously employed with Thomson Elite. The software is offered on a "SAAS" - software as a service - model, running on hosted servers (at an ISP). I am a silent fan of software that is offered online and where you pay for the use of a product (and support) instead of purchasing a license (and then having to pay a yearly fee for maintenance and support). Unfortunately, most firms are still holding on to the more traditional approach of having everything on your own servers.

Maybe more about Chrome River later...