De moderne (juridische) professional produceert dagelijks vaak meerdere documenten. Aan deze documenten wordt vaak voor een langere periode gewerkt en door meerdere mensen - collega's of cliënten. Eén manier om overzicht te houden over alle wijzigingen in een document, is het maken van zogenaamde 'vergelijkings documenten' (in het Engels vaak 'compare documents', 'compares' of 'red-line document' genoemd). Twee (of meer documenten) worden met elkaar vergeleken en in een nieuw document worden alle wijzigingen in verschillende kleuren weergegeven. Net alsof iemand op de klassieke manier met een rode pen de wijzigingen heeft aangebracht.

Microsoft Word heeft voor dit soort vergelijkingsacties een ingebouwde 'compare' functie die gebruikt maakt van Word's 'track changes' (wijzigingen bijhouden). Omdat deze functie van Word kwalitatief gezien niet toereikend is, zijn er de afgelopen jaren een aantal gespecialiseerd softwarepakketten verschenen die de 'compare' functie hebben geprobeerd te perfectioneren.

Workshare

Toen ik een aantal jaren geleden voor het eerst in aanraking kwam met dit soort software was er in de (Nederlandse) Legal IT wereld eigenlijk maar één pakket bekend voor de 'compare' functie: Workshare Deltaview. Waarschijnlijk door gebrek aan concurrentie was het voor Workshare mogelijk om een - in mijn ogen - zeer hoge prijs voor hun 'compare' programma te vragen. Deltaview maakte ook deel uit van een groter pakket: Workshare Professional, dat toendertijd niet zoveel van prijs verschilde van een losse licentie van Deltaview.

Workshare Deltaview in nu niet meer los verkrijgbaar maar alleen nog als onderdeel van Workshare Professional. Daarnaast heeft Workshare een nieuw pakket gelanceerd: Workshare Compare (Standard), dat in feite hetzelfde doet als Deltaview deed. Workshare software kan direct bij Workshare zelf worden aangeschaft (via hun website) of via hun Nederlandse partner: Morningstar Systems of dFlow.

pdfDocs CompareDocs

Het ogenschijnlijke monopolie van Workshare kon natuurlijk niet altijd blijven bestaan: het in Australië gevestigde DocsCorp biedt met hun pdfDocs CompareDocs eenzelfde soort functies als Workshare Compare. pdfDocs CompareDocs maakt onderdeel uit van een reeks software gericht op document verwerking. Op de Nederlandse markt wordt pdfDocs geleverd door dFlow.

Vergelijking

In de rest van dit artikel wordt een vergelijking gemaakt tussen pdfDocs CompareDocs (pDC) en Workshare Compare (WSC). Aanverwante software zoals Workshare Professional of pdfDocs (Desktop) laat ik verder buiten beschouwing. Wellicht zal ik in een later artikel nog verder ingaan op deze paketten. De integratie van de software met Document Management Systemen zoals Interwoven Worksite is geheel buiten beschouwing gelaten. Er is tevens niet gekeken naar de kwaliteit en beschikbaarheid van de documentatie, ondersteuning en naar het gemak van de installatie en het beheer (voor meerdere gebruikers)

De hierboven vermelde prijzen zijn voor één enkele licentie. Leveranciers geven doorgaans aanzienlijke kortingen bij afname van meerdere licenties. Informeer daarom altijd wat de precieze prijs voor uw situatie is.

Functionaliteit

Zo op het eerste gezicht bevatten beide pakketten dezelfde functies: selecteer de twee bestanden die je wilt vergelijken, stel eventueel nog wat opties in, en maak het vergelijkingsdocument. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen waarvan ik de belangrijkste hier, voorzien van commentaar, noem:

• WSC bevat een eigen document 'viewer' waarin het resultaat van de vergelijking wordt weergegeven. Vanuit dit pakket kan vervolgens door de wijzigingen heen gelopen worden en kan het bestand in een bestandsformaat naar keuze worden opgeslagen: Word, PDF of bijvoorbeeld Workshare's eigen formaat. Dat laatste formaat is de standaard keuze van het programma. Dit werkt echter verwarrend, een gebruiker weet vaak niet wat hij/zij met een dergelijk bestand aan moet en het kan alleen met Workshare's eigen software geopend worden. Het eigen bestandsformaat van WSC levert daarbij ook nog een risico. Een onwetende gebruiker kan een document in dit bestandsformaat naar een cliënt sturen die vervolgens geen raad weet met het document.
• pDC geeft van tevoren de mogelijkheid om een bestandsformaat te kiezen: Word óf PDF. Het resultaat wordt vervolgens in het bijhorende programma geopend (Word of een PDF viewer) of direct als attachment aan een e-mail toegevoegd. Dit werkt eenvoudiger dan de eigen 'viewer' van Workshare. Gebruikers hoeven niet een extra handeling te verrichten om het bestand op te slaan.
• Beide pakketten genereren zogeheten 'red-line' compare documenten: de wijzigingen worden in verschillende kleuren weergegeven. pDC kan echter ook gebruik maken van de standaard 'track changes' functies van Word. Hierdoor kunnen wijzigingen door eenvoudig doorlopen worden om ze zo te accepteren of te weigeren. Dit is wat mij betreft het belangrijkste voordeel van pDC - het samenwerken aan documenten wordt door de 'track changes' compare functie veel eenvoudiger. De compare documenten met kleur opmaak kunnen eigenlijk niet meer gewijzigd worden - tenzij iemand met de hand alle gekleurde opmaak wil verwijderen. Hierdoor is het nut van dit soort documenten geringer. Daarom kunnen ze het beste altijd als PDF document worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat een argeloze gebruiker in een compare document nog verdere wijzigingen gaat aanbrengen. WSC bevat overigens wel een functionaliteit om wijzigingen te beheren (accepteren en weigeren) maar die is alleen beschikbaar wanneer de installatie onderdeel uitmaakt van Workshare Professional. De optie is er wél, we kunnen hem alleen niet gebruiken (waarom dan toch de optie aanbieden?).
• WSC bevat ook de mogelijkheid om meer dan twee documenten met elkaar te vergelijken. Zo kan dus over meerdere versies bekeken worden wat er gewijzigd is.
• WSC genereert een overzichtrapport onderaan het vergelijkings document (in de Workshare 'viewer'). pDC genereert rapporten optioneel en in aparte documenten.

De test

Om een betere afweging tussen de twee pakketten te kunnen maken heb ik een aantal test documenten met elkaar vergeleken. Bij het resultaat heb ik vooral gelet op twee dingen:

1. de kwaliteit van het resultaat (zijn alle wijzigingen goed weergegeven)
2. de snelheid van het vergelijkingsproces

Middelgroot document

Een Word (2003) document van 16 pagina's (123 kilobyte) dat lijkt op een typische 'juridische' overeenkomst.

WSC was in een handomdraai klaar met de vergelijking (2 seconden) en leek alle wijzigingen naar behoren te hebben verwerkt. pDC was beduidend trager (30 tot 50 seconden) en de benodigde tijd varieert bij elke (identieke) vergelijking elke keer weer wat. Het toevoegen van rapporten kost pDC ook elke keer een aantal seconden extra. pDC gaf ook een foutmelding bij een wijziging bovenaan het document. Deze melding werd echter netjes in een "comment" gezet (met Word's ingebouwde commentaar functie). Het was niet duidelijk wat er precies mis gegaan was en alle wijzigingen leken verder goed verwerkt te zijn. Workshare telde 271 wijzigingen, pDC teld er 104. Het lijkt erop dat pDC de wijzigingen anders telt dan Workshare: kleine wijzigingen worden schijnbaar door pDC niet geteld. Zo lijkt bijvoorbeeld de nummering van paragrafen niet als wijziging te worden geteld (maar wel te worden verwerkt).

Groot document

Dit Word document van een kleine 11 megabyte en 68 pagina's bevat veel tekst, veel voetnoten, een aantal grote afbeeldingen, een paar met Word getekende diagrammen en een enkele tabel.

pDC had voor dit document wederom flink de tijd nodig. Vreemdgenoeg duurde de verwerking niet heel veel langer dan bij het veel kleinere document (tussen de 50 seconden en anderhalve minuut). WSC had met dit document ook wat meer moeite en deed ongeveer 32 seconden over de verwerking. WSC telde 271 wijzigingen, pDC telde er maar 25. Het verschil zit hem waarschijnlijk in de voetnoten - die opnieuw genummerd moesten worden. pDC verwerkt ze wel maar telt ze blijkbaar niet. Het belangrijkste bij dit document was echter dat WSC niet goed om kan gaan met de afbeeldingen, tabellen en diagrammen: het maakt er letterlijk een zooitje van. pDC is daarentegen erg netjes en maakt een ogenschijnlijk perfect 'compare' document.

Klein maar complex document

Om de software nog wat verder op de proef te stellen nog een klein (anderhalve pagina, 40kb) maar complex Word document met een vreemde tabel (met verschillende celkleuren), een foto, en verschillende tekstkleuren.

WSC was weer razendsnel (2 seconden) klaar en telde 36 wijzigingen. pDC had in dit geval zo'n 10 seconden nodig en telde 8 wijzigingen. Net als bij het grotere document kan WSC niet goed omgaan met de complexe wijzigingen in tabelcellen, tekstkleur en voetnoten. pDC levert kwalitatief weer uitstekend resultaat.

Conclusie

Beide pakketten zijn eenvoudig in gebruik en bevatten alle functies die je mag verwachten van dergelijke software. Het grootste gebrek bij Workshare Compare (en daarmee het grootste pluspunt voor pdfDocs CompareDocs) is dat het niet mogelijk is om een vergelijkingsdocument dat gebruik maakt van Word's 'track changes' functie te genereren. De standaard kleuring heeft uiteraard ook nog steeds veel nut maar de 'track changes' mogelijkheid biedt is in het dagelijkse werk wel een erg handige optie. De aparte 'viewer' van WSC biedt daarbij nog een weinig meerwaarde en zorgt zelfs alleen maar voor verwarring en extra handelingen.

Workshare Compare (Standard) is op het gebied van snelheid de absolute kampioen. Gebruikers zullen de snelheid zeker op prijs stellen. De kwaliteit van de vergelijkingen doen, bij iets complexere documenten, echter onder voor die van DocsCompare. pDC mag er dan wat langer over doen, het resultaat is in ieder geval van hoge kwaliteit. Bij standaard tekst documenten zullen er niet zo snel problemen optreden bij het gebruik van Workshare Compare, bij grotere/complexe documenten wordt de foutgevoeligheid groter.

Op het gebied van snelheid wint Workshare de vergelijking. DocsCorp lanceert binnenkort echter een nieuwe versie van DocsCompare waar nou juist de snelheid één van de belangrijke verbeterpunten zou zijn. Op het gebied van functionaliteit/gemak, kwaliteit én op prijs (afgaand op de standaardprijzen) gaat de overwinning naar DocsCompare. Mocht u de aanschaf van document vergelijkingsoftware overwegen, dan is DocsCompare zeer waarschijnlijk de beste keuze. Let hierbij wel op dat integratie met andere pakketten en de functie van Workshare Compare als onderdeel van Workshare Professional hier niet in beschouwing is genomen.

Op zoek naar (onafhankelijk) advies over voor u geschikte oplossingen voor document verwerking? U kunt geheel vrijblijvend contact opnemen om een afspraak te maken met een adviseur.

Last week I had the honor to take a look at Chrome River Expense - online software for expense reporting. The software is build in Adobe Flex and seems to fit well in the category "next generation web applications". Web based software that feels like desktop software.

From their website, Chromeriver.com:

"Chrome River Expense is an online expense reporting and management service that is built from the ground up specifically to meet the needs of professional services organizations. With no up-front hardware or software costs and a solution that is quickly deliverable to users around the globe, Chrome River Expense improves your firm's operations and provides a virtually instant return on investment."

Chrome River Screenshot (image from Chrome River website)

At first, I thought of expense reporting as something that would commonly be part of a financial management system (or practice management system). Chrome River chose to focus on only one business process and - so it seems - does that really well. The software covers every imaginable aspect of expense report and is easily accessible through a user friendly interface. Of course, it will take some effort to get everyone in a firm/organization to use the software correctly, but in the end it will make life a lot easier for everyone. Also, by keeping better track of your expenses, more will be identified as billable expenses and thus end up on your client's invoices.

Chrome River Overview (click image for larger version)

The software has been specifically built for legal (and professional) services firms. Chrome Rivers' founders have years of experience in the legal software industry - they were previously employed with Thomson Elite. The software is offered on a "SAAS" - software as a service - model, running on hosted servers (at an ISP). I am a silent fan of software that is offered online and where you pay for the use of a product (and support) instead of purchasing a license (and then having to pay a yearly fee for maintenance and support). Unfortunately, most firms are still holding on to the more traditional approach of having everything on your own servers.

Maybe more about Chrome River later...

Before I start, "Corporate Intranet" in this article refers to the internal (corporate) website (that is usually named "the intranet" in a firm). In a more general (and correct) sense the term intranet refers to "a private computer network that uses Internet protocols, network connectivity to securely share part of an organization's information or operations with its employees". Sometimes other terms are used to describe something similar to an intranet, for example: "enterprise portal" or "intraweb".

A corporate intranet is always a 'custom' built website/application. No matter what framework, portal server or intranet engine you have running, you will always have to customize the intranet to meet your company's needs. The first step in building/shaping your intranet: identify the needs/goals. What is the purpose of the intranet? What would you like it to do? What problems are you trying to solve with it? These are all common questions that are relevant to any project, yet they are more than often left unanswered.

"Corporate intranets facilitate communication and access to information" according to an old (but still relevant) (student) source on corporate (library) intranets. Intranets should be central to a firms' information management: sharing, creating and processing information can all be done on the intranet. Because of this central role of the intranet - the application should be able to "talk" to the other application within a firm. An intranet application can therefore soon get extremely complex. That complexity usually already starts with the wishes and goals of a firm. My advise: try to keep it simple in the beginning and build on from there.

Intranet Wish-list

To find all the items on your intranet wish-list, you can ask yourself the question: "what tasks will a (typical) employee hope to accomplish with the use of the intranet?".
Possible answers:

• Look up the phone number of the Marketing Manager
• Request to take some time off
• Read the latest company news
• Register for the company's yearly Social Event
• Read the company's health insurance benefits
• Enroll in a training
• Match the name of a new colleague with a picture
• Find Knowhow on a certain subject

From that list we can already deduct a couple of intranet functions:

• Employee Directory with Pictures
• Human Resources Services (form processing)
• Company News
• (Event/Training) Registration (form processing)
• Company Information (HR, Policies)
• Knowledge sharing

And with some more thinking we could add a few more things to that:

• Questionnaires
• Document Management
• Company Calendar
• Social functions (employee profiles)
• Company Pictures (for example event pictures)
• Financial and Marketing information (for management)

We should however be careful here to not let this list grow endlessly. As I said earlier: try and start simple in the beginning. The most basic way of starting with your corporate intranet is to only offer information on it (like a regular website). Minimally your intranet should have company news and Human Resources information - those are usually the most requested information on an intranet. In a future article I will discuss organizing your intranet further and look what is sometimes called: Intranet 2.0 (after the web 2.0 trend)

See also: Adaptive Path: Organizing Your Global Corporate Intranet

The name Microsoft (MS) is usually not automatically connected to computer hardware. If it is, most people will think of mice and keyboards or Xbox devices. A recent addition to Microsoft's ever growing portfolio of products is however a video communications device labeled "RoundTable". This (video)conferencing device has been released around the same time as Office Communications Server 2007. This server software adds a lot of communication options to your Microsoft Office/Exchange setup and works together with your company's PBX phone system. VOIP calling, instant messaging, user "away" status and much more, all directly available from within Outlook.

To be honest, I am not the biggest fan of Microsoft. From a business perspective I am always wary of being too dependent upon one supplier (vendor lock-in). Thus having Microsoft also conquer the (phone) communication part of a company, is not what I would quickly recommend. The RoundTable is however a very impressive new product. It works best with the Microsoft software but is not limited to it. In due time, other software developers might build proper support for it. It actually holds two camera devices and can already be used with for example Skype, then simply utilizing just one camera.

The RoundTable is being advertised as a full 360 degree camera. The panoramic style of video conferencing is gaining in popularity. Compared to the more traditional video conference devices the RoundTable is a big step forward. The price is also attractive: around $ 3000 or about EUR 2100 in the Netherlands. Polycom, the company that specializes in (video) conferencing equipment asks already much more for a much simpler device. You could, of course, wait for Cisco's Holographic Video Conferencing to become available. In the meantime, I recommend you take a closer look at Microsoft's RoundTable. You might find it a good tip.