Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

1. Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
2. Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

• Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie één zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
• Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
• Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - soms ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Let wel op dat Dropbox een Amerikaans bedrijf is en dat het bedrijf verplicht is de Amerikaanse overheid toegang te geven tot alle gegevens (van gebruikers). Het gebruik van Dropbox voor de opslag van cliënt informatie/dossier bestanden is derhalve niet direct aan te raden.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en soms ook zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

In de markt voor Document Management oplossingen - ook wel ECM - Enterprise Content Management genoemd - blijft iManage Worksite van Autonomy (/Interwoven) in Nederland aan populariteit winnen. Worksite is één van de meest geprezen document management systemen (DMS) binnen de advocatuur/professional services. In Nederland zijn vooral twee bedrijven actief als implementatie partner van Worksite: I.R.I.S. Nederland (voorheen Morningstar Systems) en Epona. Beide bedrijven hebben de afgelopen tijd weer een aantal iManage Worksite opdrachten weten binnen te halen:

• Poelmann van den Broek advocaten schaft iManage WorkSite aan - I.R.I.S.
• Ook Trip Advocaten & Notarissen investeert in de toekomst met iManage WorkSite - I.R.I.S.
• Boekel de Nerée kiest voor Worksite en Epona - Epona
• Van Benthem & Keulen maakt de stap naar digitale dossiervorming met Autonomy iManage - Epona

Morningstar Systems is per 1 januari 2010 verder gegaan als I.R.I.S. Nederland. Het zal interessant zijn om te zien wat voor een invloed de producten van I.R.I.S. (bijvoorbeeld DocCenter en Docshare) - aangezien deze producten qua functionaliteit een grote overlap met Worksite vertonen - zullen hebben op de werkzaamheden van I.R.I.S. Nederland.

Beide partijen (Epona en I.R.I.S./Morningstar) staan goed aangeschreven.

Now that Windows 7 is widely available on newly purchased systems, migrating your law firm professionals to this new Microsoft OS, becomes an interesting option. Windows XP is still the most used operating system in most firms - as most firms decided to skip the troubled Vista. Partial migration - only upgrading some of your users, for example those whose PC's you replace - is nowadays a more accepted option. It used to be that firms preferred to have all users on the exact same installation as this usually had some cost/efficiency benefits in terms of maintenance and support. These days, a temporary migration period where in the course of for example one year you migrate your users to a new OS, should - when your support and maintenance strategies are flexible enough - not cause too many pains.

Before you decide to migrate - make sure you have thoroughly tested all your existing software for compatibility with Windows 7. It surprises me how slow most companies are with providing information on Windows 7 compatibility. Most product specifications and software requirement overviews on websites do not mention the existence of the new Windows version at all. To add to the complexity: Windows 7 comes in both a 64-bit and a 32-bit version. Which version should you install?

The short answer is that you should go with Windows 7 64-bit unless you’re running a system well into its antiquity where driver support is going to become an issue.

Check out the Windows 7 Compatibility Center to search for compatible software and hardware. Unfortunately, mostly consumer software is listed on this site. If software is written for 32-bit Windows then it will most likely install as a x86 (32-bit) program under your 64-bit Windows.

The most worrisome will be the more obscure hardware that does not have driver updates available or the occasional lawyer that is wondering why his/her old Palm PDA software does not work anymore. Within the next six months, most major hardware and software manufacturers should have made their current products all Windows 7 compatible. For older hardware (or software) there will probably be ways to circumvent the problems. I was worried for example that some the Smart Card readers that are commonly used in the Netherlands would not be supported yet. That worry seems to have been unneccessary.

In the next few weeks I will be doing more hardware and software tests with Windows 7 as I am trying to introduce the OS at a Dutch law firm (remaining on Windows XP for most users). If anything important comes up, I will post that here. Preliminary findings so far show the VPN program (OpenVPN) and the Anti-Virus software (McAfee) both need updating (both free of charge).

Vandaag ben ik een deel van de dag bezig geweest met het doorspreken van een virtualisatieproject waarbij een groot aantal fysieke servers worden gevirtualiseerd op 2 tot 3 nieuwe servers. Er wordt hierbij gebruikt gemaakt van virtualisatie software van VMWare - een van de grootste spelers in de markt voor virtualisatie software.

Virtualisatie is natuurlijk allang niet nieuw meer - afgelopen decennium was virtualisatie al een veel besproken topic. De business case was voor mij echter niet altijd even sterk (wel voor grote serverparken - niet voor kleine tot middelgrote serverparken met ongeveer 3 tot 15 servers). Er zijn een aantal duidelijke voordelen:

• De restore tijd bij calamiteiten kan in een virtuele serveromgeving sterk worden teruggebracht maar dan moet er wel een tweede server (waarop de virtuele machines kunnen draaien) klaar staan.
• Het toevoegen van een server (omdat dat bijvoorbeeld door de aanschaf van nieuwe applicatiesoftware vereist is), kan eenvoudiger en hoeft geen extra hardware investeringen met zich mee te brengen.
• Het beheer en onderhoud wordt flexibeler.
• Er kunnen eenvoudig test omgevingen worden ingericht (door simpelweg servers toe te voegen).

Maar er zijn ook nadelen te bedenken:

• Het toevoegen van een virtualisatie laag voegt een extra "point of failure" toe.
• Wanneer de fysieke server het begeeft, liggen meteen alle daarop draaiende virtuele servers plat. Als er dan niet een tweede server voorhanden is, waar de virtuele machines op gestart kunnen worden, kan de restore tijd juist langer worden dan bij traditionele (fysieke) servers.
• Professionele virtualisatiesoftware (van bijvoorbeeld VMWare) is relatief prijzig.
• Het beheer van virtuele servers vergt meer expertise van IT personeel.

Al met al ben ik van mening dat de voor- en nadelen elkaar redelijk opheffen ware het niet voor nog een belangrijk voordeel dat ik hierboven weggelaten had: stroombesparing. Een serveromgeving van 10 servers die terug wordt gebracht naar 2 zware servers bespaart niet alleen veel stroom, maar creëert ook nog eens veel minder warmte. Hierdoor is weer minder koeling nodig (voor de serverruimte) en wordt er dus nog meer stroom bespaard. En dat tikt aan. In eerste plaats voor de kosten en in tweede plaats voor het milieu.

VMWare heeft hier zelfs een aantal online calculatoren voor ontwikkeld: één voor de kostenbesparing (TCO calculator) en één voor de milieubesparing (Green calculator). De nieuwste generatie processoren en servertechnologie doet er vervolgens nog een schep bovenop door ook de nodige stroombesparingstechnieken in zich te hebben. VMWare werkt hiermee samen met Intel. Zie de VMware website voor meer informatie over dit partnership. Intel claimt overigens dat haar nieuwste generatie serverprocessoren sowieso al een serververvanging waard zijn aangezien deze machines ten opzichte van servers van 3-5 jaar geleden zoveel zuiniger in stroomverbruik zijn dat de investering na een paar jaar al wordt terugverdiend (ook hier is een calculator voor beschikbaar).

Wat voor mij de Virtualisatie businesscase dus echt compleet heeft gemaakt, is de dubbele besparing (een lagere TCO (Total Cost of Ownership)) die een vermindering van het stroomverbruik met zich mee brengt.

It has been an awfully quiet year for this blog. Or to put it more direct: I have completely neglected this blog for more than a year. It has not been forgotten though, and I did update the style of the blog in the past year. No new posts though.

We will give it another try. A fresh new start. As another way to keep myself to the intention to write more on this blog, I will give you a short list of possible subjects for future posts:

• Online software (SAAS), in many ways a blessing for the IT department?
• Blackberry vs iPhone
• PDFdocs Compare vs. Workshare revisited
• Microsoft Office Communications Server and Videoconferencing
• Law firms and the crisis: is the landscape changing?
• Open source software, slowly making its way into the office
• Google Apps for your firm