Category: Document Management

Taking your law office paperless - step by step

Whether you are a small or large law firm, your business will mostly be based on documents. Legal documents, correspondence, and also a lot of administrative stuff (think invoices and such). Being a lawyer has always meant that you find yourself surrounded by a lot of paper.

Office worker surrounded by paper

Paper is everywhere

Even though modern IT solutions might have allowed you to use less paper for years now, through for example your document management system or high-tech scanning solution, there is a large chance that the amount of paper around you, is still the same. This might be due to several reasons:

  • the amount of documents and e-mail correspondence has grown significantly so that even though a lot less is printed on paper, in the end the piles of paper have not diminished;
  • you or your fellow lawyers have a hard time completely trusting the 'digital' copy of your files and feel more secure (consciously or subconsciously) knowing that there is a paper version of the entire case in your cabinet (or the company archives);
  • there is this belief within your firm that having a physical copy of a document (or e-mail) gives it more legal validity (i.e. it could more easily be used as 'legal proof'). This belief is based on false assumptions but can be hard to get rid of;
  • you like to read everything from paper and have a hard time throwing anything away;
  • you refuse to use the computer and have your secretary print every single e-mail or have the intern print everything they can find through Legal Intelligence (or any other know-how database) on a certain subject for a current matter;
  • you love the smell of paper and having a room full of bulging matter files makes you feel alive. Plus you love having your clients visit you and impress them with the amount of information you gather on their case.

Some very good reasons to get rid of paper

From the perspective of the modern firm manager, paper is a costly thorn in the eye. From my perspective, as a minimalist and environmentally conscious person, paper is quite evil. Paper is simply a big waste of resources:

  • costly to purchase (and costly to print on). The cost of the printers, including all the resources they use (power, IT support, maintenance, etc.), also has to be taken into account;
  • costly to store. Think of all the warehouses full of paper archives that we accumulated over the past decades. First, your paper files will probably live inside your office for a while. I have seen plenty of lawyers who can not find certain matter files on a daily basis with it either being lost in the piles somewhere, misplaced by a secretary, given (and forgotten that it was) to a junior lawyer for further study, etc. After a while, the file may be stored in a cabinet and eventually be send of to an external archive just in case it will be needed again in the future;
  • costly to handle. Searching for that one document in a huge binder or tracking down that certain invoice in a pile of similar looking invoices. Having to arrange different storage for the files as they get older and older or arranging for them to be destroyed. These are just a few example of the 'handling' cost of paper;
  • a huge waste of our earthly resources.

So not only does paper involve a large share of material resources, there is also a lot of time involved with the handling of paper (printing, finding, sorting, archiving). The elimination of paper is probably one of the largest reasons a modern lawyer can do without secretarial support much easier.

Start eliminating paper, now!

Is it hard to eliminate paper? No, not at all. You do not even have to eliminate all paper. If you enjoy reading certain things from paper - like that final due diligence report that you are going over one more time - than you can still print it, of course. The time that we all have access to excellent e-readers that can truly replace paper, is still somewhere in the future.
What I am advocating is that you do not try and keep the paper in your office anymore. So after reading that final version of the document, you can throw it away (recycle bin).

Scanners that turn paper into digital files are usually ubiquitous in offices nowadays. Software for archiving your files are available in many forms. You can choose to have your digital files made "searchable" by making the text readable by your computer systems. This technology is often referred to as OCR (Optical Character Recognition) as a computer needs to recognize the letters of a text as separate characters.
Also keep in mind that it is important to store your files in an accepted "archiving" format. File formats (like Microsoft Word format or Adobe PDF) tend to change every few years and are not supported indefinitely. To avoid any problems, go with PDF/A.

Keep it simple (with going paperless)

My approach to the paperless office is to start of simple. One of the parts of your office that lends itself for going paperless first, is your incoming invoices. Invoices are usually entered into an accounting system and then stored away in binders. Legally you can just as well throw the paper version of the invoice away, and only keep a digital copy. Simply scan all incoming invoices and then throw them away. Store the invoices with the help from your accounting software or archiving software. Alternatively you can create your own system of storing the files (somewhere on your company file system). You could use Dropbox as a secure backup solution (and at the same time having access to these files from anywhere).

iPhone Cardboard Scanner

Two other solutions for easy-and-quick scanning and archiving that are especially useful for smaller firms (but could also be leveraged by larger firms):

  • use an iPhone or other smartphone (e.g. Android phones) to 'scan' the invoices and receipts by taking a picture of it. There are special scanning 'apps' to assist you with this, e.g. Scanner Pro for iPhone.
  • use an archiving/notes utility. There are specialized apps and services for invoices (Shoeboxed, JustTheBill) and there are more general apps for archiving everything (Evernote). I prefer the latter and use Evernote myself. Every invoice or receipt will be scanned (with a scanner or with my iPhone (through Evernote)) and synced with Evernote. That means that I can always access my archived invoices through my computer, iPhone, iPad or the Internet.

Now that more and more companies are sending digital invoices it also helps that these can be easily combined with your scanned archive.

There we have it, our first steps into going paperless. If you have any questions in finding the right solutions to help your firm become 'paperless', please do not hesitate to contact me or my company (Legalsense).

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 29 August 2010
Archived under: Consultancy, Document Management, Information Management • (1) CommentsPermalink

Concurrentie tussen Workshare en Docscorp woedt voort

Docscorp, software producent van onder andere pdfDocs Desktop en compareDocs, heeft in Groot Britannië aangegeven een aantal nieuwe orders binnengehaald. Concurrent Workshare reageert echter sceptisch op dit nieuws:

"March’s LTi claims a ‘raft of new law firm wins’ for Docscorp. No details are provided what products were sold but the implication is they include document comparison. We feel obliged to point out that some of the firms mentioned have actually renewed their Workshare licenses and even looking to purchase more. We hear that one of the so called Docscorp ‘wins’ in a larger account was for only 4, yes 4 seats. Four of the ‘wins’ have less than 100 lawyers in total. Since the previous public announcement of a Docscorp win (March’09) Workshare has won or renewed over 20,000 licenses in the UK alone. Now that really is worth shouting about."

Bron: Workshare & Tikit take swipe at DocsCorp

Persoonlijk ben ik nooit echt gediend van "opgeklopte" persberichten maar tegelijkertijd is dat nou eenmaal de taal van marketing. Iedere manager ontwikkelt (hopelijk) vanzelf een automatisch filter om door de marketing taal heen te kijken.

-- Workshare Professional 5.2 in Word 2007 --

De markt voor documentvergelijking, PDF conversie, PDF beheer en OCR is in ieder geval nog steeds volop in ontwikkeling. Op het gebied van documentvergelijking zijn Workshare en compareDocs al lange tijd de bekende opties in de legal IT markt. Een ander pakket "Softinterface Diff Doc" richt zich minder specifiek op de "legal" markt en lijkt weinig meerwaarde te bieden ten opzicht van Workshare en compareDocs. De laatste vergelijking die ik tussen Workshare en compareDocs heb gedaan, stamt alweer uit juli 2008: pdfDocs CompareDocs vs. Workshare Compare. Beide pakketten zijn sindsdien sterk verbeterd.

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 26 March 2010
Archived under: Document Management, Dutch • (0) CommentsPermalink

Tools voor (kleinere) advocatenkantoren: Dropbox

Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.



 

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

  1. Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
  2. Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

  • Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie één zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
  • Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
  • Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - soms ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Let wel op dat Dropbox een Amerikaans bedrijf is en dat het bedrijf verplicht is de Amerikaanse overheid toegang te geven tot alle gegevens (van gebruikers). Het gebruik van Dropbox voor de opslag van cliënt informatie/dossier bestanden is derhalve niet direct aan te raden.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en soms ook zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 19 March 2010
Archived under: Document Management, Dutch, Reviews, Websoftware • (2) CommentsPermalink

Document Management: Autonomy/Interwoven blijft populair

In de markt voor Document Management oplossingen - ook wel ECM - Enterprise Content Management genoemd - blijft iManage Worksite van Autonomy (/Interwoven) in Nederland aan populariteit winnen. Worksite is één van de meest geprezen document management systemen (DMS) binnen de advocatuur/professional services. In Nederland zijn vooral twee bedrijven actief als implementatie partner van Worksite: I.R.I.S. Nederland (voorheen Morningstar Systems) en Epona. Beide bedrijven hebben de afgelopen tijd weer een aantal iManage Worksite opdrachten weten binnen te halen:

Morningstar Systems is per 1 januari 2010 verder gegaan als I.R.I.S. Nederland. Het zal interessant zijn om te zien wat voor een invloed de producten van I.R.I.S. (bijvoorbeeld DocCenter en Docshare) - aangezien deze producten qua functionaliteit een grote overlap met Worksite vertonen - zullen hebben op de werkzaamheden van I.R.I.S. Nederland.

Beide partijen (Epona en I.R.I.S./Morningstar) staan goed aangeschreven.

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 14 February 2010
Archived under: Document Management, Dutch, Information Management • (2) CommentsPermalink
Page 1 of 1 pages