Category: Dutch

Tools voor (kleinere) advocatenkantoren: Dropbox

Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.



 

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

  1. Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
  2. Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

  • Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie één zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
  • Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
  • Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - soms ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Let wel op dat Dropbox een Amerikaans bedrijf is en dat het bedrijf verplicht is de Amerikaanse overheid toegang te geven tot alle gegevens (van gebruikers). Het gebruik van Dropbox voor de opslag van cliënt informatie/dossier bestanden is derhalve niet direct aan te raden.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en soms ook zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 19 March 2010
Archived under: Document Management, Dutch, Reviews, Websoftware • (2) CommentsPermalink

Document Management: Autonomy/Interwoven blijft populair

In de markt voor Document Management oplossingen - ook wel ECM - Enterprise Content Management genoemd - blijft iManage Worksite van Autonomy (/Interwoven) in Nederland aan populariteit winnen. Worksite is één van de meest geprezen document management systemen (DMS) binnen de advocatuur/professional services. In Nederland zijn vooral twee bedrijven actief als implementatie partner van Worksite: I.R.I.S. Nederland (voorheen Morningstar Systems) en Epona. Beide bedrijven hebben de afgelopen tijd weer een aantal iManage Worksite opdrachten weten binnen te halen:

Morningstar Systems is per 1 januari 2010 verder gegaan als I.R.I.S. Nederland. Het zal interessant zijn om te zien wat voor een invloed de producten van I.R.I.S. (bijvoorbeeld DocCenter en Docshare) - aangezien deze producten qua functionaliteit een grote overlap met Worksite vertonen - zullen hebben op de werkzaamheden van I.R.I.S. Nederland.

Beide partijen (Epona en I.R.I.S./Morningstar) staan goed aangeschreven.

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 14 February 2010
Archived under: Document Management, Dutch, Information Management • (2) CommentsPermalink

Business case voor Virtualisatie: 2x besparen - kosten en stroom

Vandaag ben ik een deel van de dag bezig geweest met het doorspreken van een virtualisatieproject waarbij een groot aantal fysieke servers worden gevirtualiseerd op 2 tot 3 nieuwe servers. Er wordt hierbij gebruikt gemaakt van virtualisatie software van VMWare - een van de grootste spelers in de markt voor virtualisatie software.

Virtualisatie is natuurlijk allang niet nieuw meer - afgelopen decennium was virtualisatie al een veel besproken topic. De business case was voor mij echter niet altijd even sterk (wel voor grote serverparken - niet voor kleine tot middelgrote serverparken met ongeveer 3 tot 15 servers). Er zijn een aantal duidelijke voordelen:

  • De restore tijd bij calamiteiten kan in een virtuele serveromgeving sterk worden teruggebracht maar dan moet er wel een tweede server (waarop de virtuele machines kunnen draaien) klaar staan.
  • Het toevoegen van een server (omdat dat bijvoorbeeld door de aanschaf van nieuwe applicatiesoftware vereist is), kan eenvoudiger en hoeft geen extra hardware investeringen met zich mee te brengen.
  • Het beheer en onderhoud wordt flexibeler.
  • Er kunnen eenvoudig test omgevingen worden ingericht (door simpelweg servers toe te voegen).

Maar er zijn ook nadelen te bedenken:

  • Het toevoegen van een virtualisatie laag voegt een extra "point of failure" toe.
  • Wanneer de fysieke server het begeeft, liggen meteen alle daarop draaiende virtuele servers plat. Als er dan niet een tweede server voorhanden is, waar de virtuele machines op gestart kunnen worden, kan de restore tijd juist langer worden dan bij traditionele (fysieke) servers.
  • Professionele virtualisatiesoftware (van bijvoorbeeld VMWare) is relatief prijzig.
  • Het beheer van virtuele servers vergt meer expertise van IT personeel.

Al met al ben ik van mening dat de voor- en nadelen elkaar redelijk opheffen ware het niet voor nog een belangrijk voordeel dat ik hierboven weggelaten had: stroombesparing. Een serveromgeving van 10 servers die terug wordt gebracht naar 2 zware servers bespaart niet alleen veel stroom, maar creëert ook nog eens veel minder warmte. Hierdoor is weer minder koeling nodig (voor de serverruimte) en wordt er dus nog meer stroom bespaard. En dat tikt aan. In eerste plaats voor de kosten en in tweede plaats voor het milieu.

VMWare heeft hier zelfs een aantal online calculatoren voor ontwikkeld: één voor de kostenbesparing (TCO calculator) en één voor de milieubesparing (Green calculator). De nieuwste generatie processoren en servertechnologie doet er vervolgens nog een schep bovenop door ook de nodige stroombesparingstechnieken in zich te hebben. VMWare werkt hiermee samen met Intel. Zie de VMware website voor meer informatie over dit partnership. Intel claimt overigens dat haar nieuwste generatie serverprocessoren sowieso al een serververvanging waard zijn aangezien deze machines ten opzichte van servers van 3-5 jaar geleden zoveel zuiniger in stroomverbruik zijn dat de investering na een paar jaar al wordt terugverdiend (ook hier is een calculator voor beschikbaar).

Wat voor mij de Virtualisatie businesscase dus echt compleet heeft gemaakt, is de dubbele besparing (een lagere TCO (Total Cost of Ownership)) die een vermindering van het stroomverbruik met zich mee brengt.

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 7 January 2010
Archived under: Consultancy, Dutch, Techniques • (0) CommentsPermalink

pdfDocs CompareDocs vs. Workshare Compare

De moderne (juridische) professional produceert dagelijks vaak meerdere documenten. Aan deze documenten wordt vaak voor een langere periode gewerkt en door meerdere mensen - collega's of cliënten. Eén manier om overzicht te houden over alle wijzigingen in een document, is het maken van zogenaamde 'vergelijkings documenten' (in het Engels vaak 'compare documents', 'compares' of 'red-line document' genoemd). Twee (of meer documenten) worden met elkaar vergeleken en in een nieuw document worden alle wijzigingen in verschillende kleuren weergegeven. Net alsof iemand op de klassieke manier met een rode pen de wijzigingen heeft aangebracht.

Microsoft Word heeft voor dit soort vergelijkingsacties een ingebouwde 'compare' functie die gebruikt maakt van Word's 'track changes' (wijzigingen bijhouden). Omdat deze functie van Word kwalitatief gezien niet toereikend is, zijn er de afgelopen jaren een aantal gespecialiseerd softwarepakketten verschenen die de 'compare' functie hebben geprobeerd te perfectioneren.

Workshare

Toen ik een aantal jaren geleden voor het eerst in aanraking kwam met dit soort software was er in de (Nederlandse) Legal IT wereld eigenlijk maar één pakket bekend voor de 'compare' functie: Workshare Deltaview. Waarschijnlijk door gebrek aan concurrentie was het voor Workshare mogelijk om een - in mijn ogen - zeer hoge prijs voor hun 'compare' programma te vragen. Deltaview maakte ook deel uit van een groter pakket: Workshare Professional, dat toendertijd niet zoveel van prijs verschilde van een losse licentie van Deltaview.

Workshare Deltaview in nu niet meer los verkrijgbaar maar alleen nog als onderdeel van Workshare Professional. Daarnaast heeft Workshare een nieuw pakket gelanceerd: Workshare Compare (Standard), dat in feite hetzelfde doet als Deltaview deed. Workshare software kan direct bij Workshare zelf worden aangeschaft (via hun website) of via hun Nederlandse partner: Morningstar Systems of dFlow.

pdfDocs CompareDocs

Het ogenschijnlijke monopolie van Workshare kon natuurlijk niet altijd blijven bestaan: het in Australië gevestigde DocsCorp biedt met hun pdfDocs CompareDocs eenzelfde soort functies als Workshare Compare. pdfDocs CompareDocs maakt onderdeel uit van een reeks software gericht op document verwerking. Op de Nederlandse markt wordt pdfDocs geleverd door dFlow.

Vergelijking

In de rest van dit artikel wordt een vergelijking gemaakt tussen pdfDocs CompareDocs (pDC) en Workshare Compare (WSC). Aanverwante software zoals Workshare Professional of pdfDocs (Desktop) laat ik verder buiten beschouwing. Wellicht zal ik in een later artikel nog verder ingaan op deze paketten. De integratie van de software met Document Management Systemen zoals Interwoven Worksite is geheel buiten beschouwing gelaten. Er is tevens niet gekeken naar de kwaliteit en beschikbaarheid van de documentatie, ondersteuning en naar het gemak van de installatie en het beheer (voor meerdere gebruikers)

Naam Dealer NL Versie Prijs
Workshare Compare Morningstar Systems, dFlow 5.2 EUR 270 (1 licentie)
EUR 107 (1 jaar licentie)
pdfDocs CompareDocs dFlow 2.0 EUR 139 (1 licentie)

De hierboven vermelde prijzen zijn voor één enkele licentie. Leveranciers geven doorgaans aanzienlijke kortingen bij afname van meerdere licenties. Informeer daarom altijd wat de precieze prijs voor uw situatie is.

image

Functionaliteit

Zo op het eerste gezicht bevatten beide pakketten dezelfde functies: selecteer de twee bestanden die je wilt vergelijken, stel eventueel nog wat opties in, en maak het vergelijkingsdocument. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen waarvan ik de belangrijkste hier, voorzien van commentaar, noem:

  • WSC bevat een eigen document 'viewer' waarin het resultaat van de vergelijking wordt weergegeven. Vanuit dit pakket kan vervolgens door de wijzigingen heen gelopen worden en kan het bestand in een bestandsformaat naar keuze worden opgeslagen: Word, PDF of bijvoorbeeld Workshare's eigen formaat. Dat laatste formaat is de standaard keuze van het programma. Dit werkt echter verwarrend, een gebruiker weet vaak niet wat hij/zij met een dergelijk bestand aan moet en het kan alleen met Workshare's eigen software geopend worden. Het eigen bestandsformaat van WSC levert daarbij ook nog een risico. Een onwetende gebruiker kan een document in dit bestandsformaat naar een cliënt sturen die vervolgens geen raad weet met het document.
  • pDC geeft van tevoren de mogelijkheid om een bestandsformaat te kiezen: Word óf PDF. Het resultaat wordt vervolgens in het bijhorende programma geopend (Word of een PDF viewer) of direct als attachment aan een e-mail toegevoegd. Dit werkt eenvoudiger dan de eigen 'viewer' van Workshare. Gebruikers hoeven niet een extra handeling te verrichten om het bestand op te slaan.
  • Beide pakketten genereren zogeheten 'red-line' compare documenten: de wijzigingen worden in verschillende kleuren weergegeven. pDC kan echter ook gebruik maken van de standaard 'track changes' functies van Word. Hierdoor kunnen wijzigingen door eenvoudig doorlopen worden om ze zo te accepteren of te weigeren. Dit is wat mij betreft het belangrijkste voordeel van pDC - het samenwerken aan documenten wordt door de 'track changes' compare functie veel eenvoudiger. De compare documenten met kleur opmaak kunnen eigenlijk niet meer gewijzigd worden - tenzij iemand met de hand alle gekleurde opmaak wil verwijderen. Hierdoor is het nut van dit soort documenten geringer. Daarom kunnen ze het beste altijd als PDF document worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat een argeloze gebruiker in een compare document nog verdere wijzigingen gaat aanbrengen. WSC bevat overigens wel een functionaliteit om wijzigingen te beheren (accepteren en weigeren) maar die is alleen beschikbaar wanneer de installatie onderdeel uitmaakt van Workshare Professional. De optie is er wél, we kunnen hem alleen niet gebruiken (waarom dan toch de optie aanbieden?).
  • WSC bevat ook de mogelijkheid om meer dan twee documenten met elkaar te vergelijken. Zo kan dus over meerdere versies bekeken worden wat er gewijzigd is.
  • WSC genereert een overzichtrapport onderaan het vergelijkings document (in de Workshare 'viewer'). pDC genereert rapporten optioneel en in aparte documenten.
image

De test

Om een betere afweging tussen de twee pakketten te kunnen maken heb ik een aantal test documenten met elkaar vergeleken. Bij het resultaat heb ik vooral gelet op twee dingen:

  1. de kwaliteit van het resultaat (zijn alle wijzigingen goed weergegeven)
  2. de snelheid van het vergelijkingsproces

Middelgroot document

Een Word (2003) document van 16 pagina's (123 kilobyte) dat lijkt op een typische 'juridische' overeenkomst.

WSC was in een handomdraai klaar met de vergelijking (2 seconden) en leek alle wijzigingen naar behoren te hebben verwerkt. pDC was beduidend trager (30 tot 50 seconden) en de benodigde tijd varieert bij elke (identieke) vergelijking elke keer weer wat. Het toevoegen van rapporten kost pDC ook elke keer een aantal seconden extra. pDC gaf ook een foutmelding bij een wijziging bovenaan het document. Deze melding werd echter netjes in een "comment" gezet (met Word's ingebouwde commentaar functie). Het was niet duidelijk wat er precies mis gegaan was en alle wijzigingen leken verder goed verwerkt te zijn. Workshare telde 271 wijzigingen, pDC teld er 104. Het lijkt erop dat pDC de wijzigingen anders telt dan Workshare: kleine wijzigingen worden schijnbaar door pDC niet geteld. Zo lijkt bijvoorbeeld de nummering van paragrafen niet als wijziging te worden geteld (maar wel te worden verwerkt).

Groot document

Dit Word document van een kleine 11 megabyte en 68 pagina's bevat veel tekst, veel voetnoten, een aantal grote afbeeldingen, een paar met Word getekende diagrammen en een enkele tabel.

pDC had voor dit document wederom flink de tijd nodig. Vreemdgenoeg duurde de verwerking niet heel veel langer dan bij het veel kleinere document (tussen de 50 seconden en anderhalve minuut). WSC had met dit document ook wat meer moeite en deed ongeveer 32 seconden over de verwerking. WSC telde 271 wijzigingen, pDC telde er maar 25. Het verschil zit hem waarschijnlijk in de voetnoten - die opnieuw genummerd moesten worden. pDC verwerkt ze wel maar telt ze blijkbaar niet. Het belangrijkste bij dit document was echter dat WSC niet goed om kan gaan met de afbeeldingen, tabellen en diagrammen: het maakt er letterlijk een zooitje van. pDC is daarentegen erg netjes en maakt een ogenschijnlijk perfect 'compare' document.

Klein maar complex document

Om de software nog wat verder op de proef te stellen nog een klein (anderhalve pagina, 40kb) maar complex Word document met een vreemde tabel (met verschillende celkleuren), een foto, en verschillende tekstkleuren.

WSC was weer razendsnel (2 seconden) klaar en telde 36 wijzigingen. pDC had in dit geval zo'n 10 seconden nodig en telde 8 wijzigingen. Net als bij het grotere document kan WSC niet goed omgaan met de complexe wijzigingen in tabelcellen, tekstkleur en voetnoten. pDC levert kwalitatief weer uitstekend resultaat.

Conclusie

Beide pakketten zijn eenvoudig in gebruik en bevatten alle functies die je mag verwachten van dergelijke software. Het grootste gebrek bij Workshare Compare (en daarmee het grootste pluspunt voor pdfDocs CompareDocs) is dat het niet mogelijk is om een vergelijkingsdocument dat gebruik maakt van Word's 'track changes' functie te genereren. De standaard kleuring heeft uiteraard ook nog steeds veel nut maar de 'track changes' mogelijkheid biedt is in het dagelijkse werk wel een erg handige optie. De aparte 'viewer' van WSC biedt daarbij nog een weinig meerwaarde en zorgt zelfs alleen maar voor verwarring en extra handelingen.

Workshare Compare (Standard) is op het gebied van snelheid de absolute kampioen. Gebruikers zullen de snelheid zeker op prijs stellen. De kwaliteit van de vergelijkingen doen, bij iets complexere documenten, echter onder voor die van DocsCompare. pDC mag er dan wat langer over doen, het resultaat is in ieder geval van hoge kwaliteit. Bij standaard tekst documenten zullen er niet zo snel problemen optreden bij het gebruik van Workshare Compare, bij grotere/complexe documenten wordt de foutgevoeligheid groter.

Op het gebied van snelheid wint Workshare de vergelijking. DocsCorp lanceert binnenkort echter een nieuwe versie van DocsCompare waar nou juist de snelheid één van de belangrijke verbeterpunten zou zijn. Op het gebied van functionaliteit/gemak, kwaliteit én op prijs (afgaand op de standaardprijzen) gaat de overwinning naar DocsCompare. Mocht u de aanschaf van document vergelijkingsoftware overwegen, dan is DocsCompare zeer waarschijnlijk de beste keuze. Let hierbij wel op dat integratie met andere pakketten en de functie van Workshare Compare als onderdeel van Workshare Professional hier niet in beschouwing is genomen.

Op zoek naar (onafhankelijk) advies over voor u geschikte oplossingen voor document verwerking? U kunt geheel vrijblijvend contact opnemen om een afspraak te maken met een adviseur.

  • Enjoyed this post? Please share it with others:
  • del.icio.us Favicon
  • Digg Favicon
  • Email Favicon
  • Facebook Favicon
  • Google Favicon
  • LinkedIn Favicon
  • Technorati Favicon
  • TwitThis Favicon
Bram Braakman • 5 July 2008
Archived under: Dutch, Reviews • (0) CommentsPermalink
Page 2 of 2 pages  <  1 2