De iPhone was al een krachtige zakelijke telefoon/PDA/mini-computer. Neem bijvoorbeeld de Mail applicatie met Exchange ondersteuning of de duizenden zakelijke apps in de App Store. Zakelijk gezien - vooral vanuit het perspectief van de IT ondersteuning - miste de iPhone echter nog een paar functies ten opzicht van het - in de Legal IT gebruikelijke - Blackberry platform. Het gisteren officieel aangekondigde iPhone OS 4 (ook voor iPad en iPod Touch) voegt een aantal nieuwe zakelijke functies toe die de iPhone nog een betere Blackberry-killer maken.

De grootste nieuwe "feature" in iPhone OS 4 is natuurlijk de introductie van "multitasking" (juist nu Microsoft multitasking uit Windows Phone 7 grotendeels heeft verwijderd). Dat haalt meteen één van de grootste bezwaren tegen de iPad onderuit. Daarnaast zal de "unified" inbox (één mailbox waar alle mail van je mailaccounts in worden weergegeven) ook een welkome aanvulling zijn voor zakelijke gebruikers. Tevens kunnen attachments in e-mails nu ook direct worden geopend in de bijhorende App.

Verbeteringen die volgens Apple puur op de zakelijke gebruikers zijn gericht zijn:

• Data Protectie - e-mail en attachment encryptie wordt nu standaard ondersteund en Apps kunnen gebruikmaken van nieuwe API (Application Programmer Interfaces) om informatie te versleutelen.
• Draadloze App distributie - bedrijven kunnen nu Apps installeren op hun iPhones via Wi-Fi en 3G (zonder de iPhone met een computer te hoeven te verbinden).
• Verbeterde Mail - meerdere Exchange accounts op één iPhone én de hierboven al genoemde "unified" inbox en 'attachment openen in App' ondersteuning.
• Centraal beheer - alle iPhones binnen bedrijf kunnen nu centraal beheerd worden (instellingen aanpassen, Apps installeren en updaten, remote wipe (wissen van iPhone (bij bijvoorbeeld diefstal of verlies) of remote lock (vergrendelen). Het is even afwachten wat voor een applicaties hier voor beschikbaar komen maar het zal ongetwijfeld het beheer eenvoudiger maken dan met Blackberry Enterprise Server.
• SSL VPN support - standaard support voor beveiligde verbindingen met het kantoornetwerk met toekomstige Apps van Cisco en Juniper. Hierdoor wordt het mogelijk om de iPhone automatisch verbinding te laten maken (of houden) met het kantoornetwerk waardoor interne web-applicaties bijvoorbeeld toegankelijk kunnen zijn via de iPhone browser of via custom-build Apps.

Vooral de encryptie van mail verkeer maakt de iPhone een nog betere Blackberry-killer. Inclusief de verbeterde beheersmogelijkheden maakt dat het investeren in een Blackberry Enterprise Server (BES) (inclusief de benodigde serverhardware, onderhoud en updates) in mijn ogen redelijk overbodig.

Enige struikelblokken in de iPhone vs. Blackberry discussie zijn nu nog:

• touchscreen toetsenbord vs. echt toetsenbord (voor de meeste Blackberries)
• voor Nederland - de iPhone wordt officieel alleen via T-Mobile geleverd

iPhone OS komt deze zomer uit voor iPhone (3G en 3GS + waarschijnlijk het nieuwe iPhone model dat tegen die tijd uitkomt). De iPhone 3G zal niet alle functies ondersteunen (geen multitasking bijvoorbeeld).

LinkedIn heeft onlangs een nieuwe app voor de Blackberry uitgebracht. De LinkedIn Blackberry app is gratis te downloaden voor Blackberries vanaf OS 4.3.0 (officieel geven ze aan alleen de Tour, Bold en Curve te ondersteunen). De app integreert volledig met de mail, contact en agenda applicaties van de Blackberry en biedt hierdoor een aantal interessante mogelijkheden. 

Een aantal functies van de LinkedIn app zijn:

• Zoeken: kom voorbereid op elke afspraak door snel LinkedIn profielen bekijken
• Berichten: beheer je LinkedIn inbox overal
• Netwerk updates: blijf op de hoogte van het gesprek van de dag
• Connecties: maak nieuwe contacten zonder computer
• Uitnodigingen: stuur uitnodigingen om je professionele netwerk verder op te bouwen
• Aanbevelingen: ontvang suggesties voor mensen die je wellicht wil toevoegen aan je professionele netwerk

Als iPhone gebruiker (waar al langere tijd een geweldige LinkedIn applicatie voor bestaat) zeg ik maar: "beter laat dan nooit". Het verbaasde mij eigenlijk dat er niet eerder een fatsoenlijke LinkedIn app voor de Blackberry beschikbaar was.

In het algemeen vinden de meeste gebruikers de LinkedIn (en ook bijvoorbeeld de Facebook) app van de iPhone eenvoudiger en fijner in gebruik dan de gewone website versie. Dat is een interessante trend die met de komst van iPad (en bijhorende apps) zich hoogstwaarschijnlijk verder door zal zetten. Het zal interessant zijn om te zien of de Blackberry hier ook mee in kan gaan.

Apple will be launching the iPad in the US soon (3 April 2010). Every geek's favorite fruit-company has tried to create as much hype around the iPad as there was around the iPhone. The success of the iPhone has been astounding. The corporate world still seems quite hooked on Blackberries though the calls for iPhones among lawyers is becoming increasingly stronger. The biggest advantages of the iPhone: it genuinely easy and intuitive to use and it has 'an app for everything'.

Modern computer operating systems are (still) simply too hard to understand for most people. The same goes for most smart phones. There are thousands of people who hold on to the "I just want a phone that can call" adagium. On the other hand, there are plenty of people that actually want - or even had - a smart phone (one that can read e-mail, browse the web, play some music, take and show pictures, etc.) - but were never capable of fully understanding it. If I ask a typical Blackberry user (even those who have a Curve, Bold or Bold 2): "How often browse the web on their Blackberry?", the answer is usually: "never" (or: "I did not know that was possible"). Every iPhone user browses the web (either through one of the apps or through the standard Safari browser on a daily basis.

A category of its own

Apple has seen that their version of a smartphone has redefined the way people use their phone and has made it possible for non-technical users to perform various tasks on this single device. The iPhone has started to outgrow the 'smartphone' label - it is now used a small hand-held computer.

The logical next step for Apple is to take the success of the iPhone platform - both the iPhone Operating System with its consistent and easy-to-use interface (multitouch and well-designed hardware and software interface elements) and the concept of Apps and the App store - to another platform. The simplest approach: to increase the size of the screen (and thus the device) so that the tasks that require a little more screen real estate (like reading a book, office documents or long e-mails) will become a lot easier.

Huge success

The Apple iPad is going to be a huge success. Maybe the initial success will be smaller than that of the iPhone but in many ways the iPad is a lot more revolutionary. The iPhone is still seen as a phone -- and we had many of those already. The iPad will be the first modern (2010s) hand-held computer that is truly easy-to-use and versatile. That is why the iPad is classified as a device that defines a whole new category of its own.

In your private life the iPad will (among others) be useful for:

• Any type of information consumption (reading, video's, podcasts, the web, etc.)
• Digital photo book - holding your photo database and sharing these pictures with family and friends ('here Dad, take a look at our recent vacation pictures')
• e-Learning (language learning, cooking instructions, DIY instructions etc.)
• Games and Entertainment (it will not be long before you can play Farmville on your iPad)
• Communication (mail, chat, phone (Skype), and eventually - in a future version - video calls)

Professional usage?

But what about professional usage? How will this be a useful device to have in your law firm?

At first, the iPad will mostly be a success in the private sphere of life, just like the iPhone initially was less focused on the business world. But as our business life and private life will continue to become more intertwined - so will the usage of the iPad. Even with the initial lack of multitasking will the iPad be useful for usage in your professional life. Multitasking is a myth in its own anyway - people can not really multitask and studies have found that active multi-taskers tend to be less productive than single-taskers. The iPhone does not have multitasking (yet) and is still extremely useful (also as a business device). Instead of having to bring a stack of documents to your next meeting, you just bring your iPad and flip to documents right there. Checking and responding to e-mail will be a lot easier than on your (smart)phone.

The iPad will be success in your private life - and therefore it will be a success in your business life. You might want to keep those two fully separated. But most of us are still slaves to our Blackberries (or iPhones). So as you are lying on the beach during your two week holiday this summer, you will be enjoying being able to read the latest news or that newly purchased eBook on your iPad. You will also be grateful that you can check your (work) e-mail on the device. After all - you were expecting an important message - but were reluctant to bring your laptop to the beach (who does that, really?). This is just one example of how the business usage of the iPad (or the category of devices that it represents) will be creeping into your business life through your private life. That is aside from the direct business application that the device will undoubtedly have a short while from now.

Conclusion - get ready for a new breed of computer devices to claim a role in your personal and business life. As soon as you see your fellow lawyer (or neighbor) sporting his or her new iPad - you will be wondering whether you should get one as well. Leave it up to Apple to continue making products that have that effect.

Het internet anno 2010 biedt allerlei handige (en vaak gratis tools) die met name voor de kleinere advocatenpraktijk en vooral ook privé erg handig zijn. Als ik er één zo'n tool is waar ik nooit meer zonder wil dan is dat wel "Dropbox". Een jonge start-up uit California - oorspronkelijk van MIT - lanceerde twee jaar geleden Dropbox en inmiddels zijn er al miljoenen enthousiaste gebruikers. Wat Dropbox doet is niet uniek maar het is - zoals dikwijls - de manier waarop het werkt (snel en eenvoudig) dat Dropbox zo enorm populair heeft gemaakt.

Wat kan Dropbox

Dropbox werkt heel simpel: je maakt een account aan via de website en download de software voor Windows, Mac OS of Linux (of installeert de iPhone app via de App Store). Na installatie heeft Dropbox een map aangemaakt: je Dropbox "folder" en draait er een klein programma (Dropbox) dat deze map continu in de gaten houdt. Alles wat je vervolgens in deze map plaatst, wordt automatisch ge-synced (gekopieerd) naar je Dropbox account op het internet.

De bestanden in je Dropbox folder kan je ook direct via de website van Dropbox benaderen door daar in te loggen. Je hebt dus altijd toegang tot de bestanden in je Dropbox. Maar je kan je Dropbox account ook op meerdere computers activeren (door Dropbox te installeren en je accountgegeven in te voeren). Hierdoor komen ook op die andere computers je Dropbox bestanden beschikbaar.

1. Alles wat je in je Dropbox plaatst wordt dus automatisch gekopieerd naar je account op de Dropbox servers: je hebt dus automatisch een backup.
2. Als je op meerdere computers werkt (thuiscomputer, privé laptop, werk laptop), kan je op al deze computers over dezelfde bestanden beschikken (zonder er over na te hoeven denken).

Simpel Document Management

Maar Dropbox kan nog veel meer en vooral een aantal van deze extra functies maken van Dropbox een krachtige zakelijk tool: Document Management maar dan zonder complexe of kostbare Document Management software.

• Sharing - het delen van submappen in je Dropbox is supereenvoudig. Je geeft het e-mailadres van degene die je toegang wilt geven tot de map en hij/zij kan ook deze map benaderen van de eigen Dropbox. Privé deel je zo je belangrijke bestanden en foto's met je partner/familie én zakelijk met je kantoorgenoten of zakenpartner.
• Versiebeheer - Dropbox houdt automatisch versies bij van de documenten in je Dropbox map. Heb je een bestand verwijderd, dan kan je dit eenvoudig ongedaan maken door in de geschiedenis van de map te kijken (via de Dropbox webinterface). Wil je een paar versies terug gaan in een Word document, dan kan dat eenvoudig met Dropbox.
• Foto gallerie - foto's delen met een groep mensen. Dropbox heeft een speciale Photos map waar van alle submappen automatisch een "web gallery" wordt gemaakt. De geheime link naar deze foto pagina's kan je vervolgens doorsturen naar andere mensen die daar de foto's kunnen inzien en kunnen downloaden (eventueel in de originele bestandsgrootte dus met de volle fotokwaliteit).

Deze opties maken Dropbox een superhandige tool - ook voor zakelijk gebruik. De gratis versie heeft 2 gigabyte opslagruimte. Ruim voldoende voor gebruik met office bestanden. Heb je behoefte aan meer opslagruimte (bijvoorbeeld voor dat fotoarchief van 30 GB of het zakenarchief van de afgelopen 15 jaar) dan zijn er abonnementen beschikbaar van 50GB en 100GB.

Persoonlijke noot: toen ik begin 2009 Dropbox ontdekte, was ik meteen verkocht. Nu gebruik ik het privé en zakelijk intensief. De iPhone applicatie kwam afgelopen najaar uit en geeft nog meer het gevoel altijd over je belangrijke bestanden te kunnen beschikken (hoewel de webversie van je Dropbox ook prima werkte op je iPhone). Daarbij bieden andere iPhone applicaties steeds vaker een koppeling naar Dropbox. Zo heeft Scanner Pro de optie om een gescand bestand direct in je Dropbox op te slaan (waarbij het meteen ook op je computer staat). Voor reizen gebruik ik Dropbox vaak om alle reisdocumentatie bij de hand te hebben (hotelreserveringen e.d.) - dat scheelt weer de nodige printjes. Ook een tevreden Dropbox gebruiker? Deel aub je ervaringen!

De moderne (juridische) professional produceert dagelijks vaak meerdere documenten. Aan deze documenten wordt vaak voor een langere periode gewerkt en door meerdere mensen - collega's of cliënten. Eén manier om overzicht te houden over alle wijzigingen in een document, is het maken van zogenaamde 'vergelijkings documenten' (in het Engels vaak 'compare documents', 'compares' of 'red-line document' genoemd). Twee (of meer documenten) worden met elkaar vergeleken en in een nieuw document worden alle wijzigingen in verschillende kleuren weergegeven. Net alsof iemand op de klassieke manier met een rode pen de wijzigingen heeft aangebracht.

Microsoft Word heeft voor dit soort vergelijkingsacties een ingebouwde 'compare' functie die gebruikt maakt van Word's 'track changes' (wijzigingen bijhouden). Omdat deze functie van Word kwalitatief gezien niet toereikend is, zijn er de afgelopen jaren een aantal gespecialiseerd softwarepakketten verschenen die de 'compare' functie hebben geprobeerd te perfectioneren.

Workshare

Toen ik een aantal jaren geleden voor het eerst in aanraking kwam met dit soort software was er in de (Nederlandse) Legal IT wereld eigenlijk maar één pakket bekend voor de 'compare' functie: Workshare Deltaview. Waarschijnlijk door gebrek aan concurrentie was het voor Workshare mogelijk om een - in mijn ogen - zeer hoge prijs voor hun 'compare' programma te vragen. Deltaview maakte ook deel uit van een groter pakket: Workshare Professional, dat toendertijd niet zoveel van prijs verschilde van een losse licentie van Deltaview.

Workshare Deltaview in nu niet meer los verkrijgbaar maar alleen nog als onderdeel van Workshare Professional. Daarnaast heeft Workshare een nieuw pakket gelanceerd: Workshare Compare (Standard), dat in feite hetzelfde doet als Deltaview deed. Workshare software kan direct bij Workshare zelf worden aangeschaft (via hun website) of via hun Nederlandse partner: Morningstar Systems of dFlow.

pdfDocs CompareDocs

Het ogenschijnlijke monopolie van Workshare kon natuurlijk niet altijd blijven bestaan: het in Australië gevestigde DocsCorp biedt met hun pdfDocs CompareDocs eenzelfde soort functies als Workshare Compare. pdfDocs CompareDocs maakt onderdeel uit van een reeks software gericht op document verwerking. Op de Nederlandse markt wordt pdfDocs geleverd door dFlow.

Vergelijking

In de rest van dit artikel wordt een vergelijking gemaakt tussen pdfDocs CompareDocs (pDC) en Workshare Compare (WSC). Aanverwante software zoals Workshare Professional of pdfDocs (Desktop) laat ik verder buiten beschouwing. Wellicht zal ik in een later artikel nog verder ingaan op deze paketten. De integratie van de software met Document Management Systemen zoals Interwoven Worksite is geheel buiten beschouwing gelaten. Er is tevens niet gekeken naar de kwaliteit en beschikbaarheid van de documentatie, ondersteuning en naar het gemak van de installatie en het beheer (voor meerdere gebruikers)

De hierboven vermelde prijzen zijn voor één enkele licentie. Leveranciers geven doorgaans aanzienlijke kortingen bij afname van meerdere licenties. Informeer daarom altijd wat de precieze prijs voor uw situatie is.

Functionaliteit

Zo op het eerste gezicht bevatten beide pakketten dezelfde functies: selecteer de twee bestanden die je wilt vergelijken, stel eventueel nog wat opties in, en maak het vergelijkingsdocument. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen waarvan ik de belangrijkste hier, voorzien van commentaar, noem:

• WSC bevat een eigen document 'viewer' waarin het resultaat van de vergelijking wordt weergegeven. Vanuit dit pakket kan vervolgens door de wijzigingen heen gelopen worden en kan het bestand in een bestandsformaat naar keuze worden opgeslagen: Word, PDF of bijvoorbeeld Workshare's eigen formaat. Dat laatste formaat is de standaard keuze van het programma. Dit werkt echter verwarrend, een gebruiker weet vaak niet wat hij/zij met een dergelijk bestand aan moet en het kan alleen met Workshare's eigen software geopend worden. Het eigen bestandsformaat van WSC levert daarbij ook nog een risico. Een onwetende gebruiker kan een document in dit bestandsformaat naar een cliënt sturen die vervolgens geen raad weet met het document.
• pDC geeft van tevoren de mogelijkheid om een bestandsformaat te kiezen: Word óf PDF. Het resultaat wordt vervolgens in het bijhorende programma geopend (Word of een PDF viewer) of direct als attachment aan een e-mail toegevoegd. Dit werkt eenvoudiger dan de eigen 'viewer' van Workshare. Gebruikers hoeven niet een extra handeling te verrichten om het bestand op te slaan.
• Beide pakketten genereren zogeheten 'red-line' compare documenten: de wijzigingen worden in verschillende kleuren weergegeven. pDC kan echter ook gebruik maken van de standaard 'track changes' functies van Word. Hierdoor kunnen wijzigingen door eenvoudig doorlopen worden om ze zo te accepteren of te weigeren. Dit is wat mij betreft het belangrijkste voordeel van pDC - het samenwerken aan documenten wordt door de 'track changes' compare functie veel eenvoudiger. De compare documenten met kleur opmaak kunnen eigenlijk niet meer gewijzigd worden - tenzij iemand met de hand alle gekleurde opmaak wil verwijderen. Hierdoor is het nut van dit soort documenten geringer. Daarom kunnen ze het beste altijd als PDF document worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat een argeloze gebruiker in een compare document nog verdere wijzigingen gaat aanbrengen. WSC bevat overigens wel een functionaliteit om wijzigingen te beheren (accepteren en weigeren) maar die is alleen beschikbaar wanneer de installatie onderdeel uitmaakt van Workshare Professional. De optie is er wél, we kunnen hem alleen niet gebruiken (waarom dan toch de optie aanbieden?).
• WSC bevat ook de mogelijkheid om meer dan twee documenten met elkaar te vergelijken. Zo kan dus over meerdere versies bekeken worden wat er gewijzigd is.
• WSC genereert een overzichtrapport onderaan het vergelijkings document (in de Workshare 'viewer'). pDC genereert rapporten optioneel en in aparte documenten.

De test

Om een betere afweging tussen de twee pakketten te kunnen maken heb ik een aantal test documenten met elkaar vergeleken. Bij het resultaat heb ik vooral gelet op twee dingen:

1. de kwaliteit van het resultaat (zijn alle wijzigingen goed weergegeven)
2. de snelheid van het vergelijkingsproces

Middelgroot document

Een Word (2003) document van 16 pagina's (123 kilobyte) dat lijkt op een typische 'juridische' overeenkomst.

WSC was in een handomdraai klaar met de vergelijking (2 seconden) en leek alle wijzigingen naar behoren te hebben verwerkt. pDC was beduidend trager (30 tot 50 seconden) en de benodigde tijd varieert bij elke (identieke) vergelijking elke keer weer wat. Het toevoegen van rapporten kost pDC ook elke keer een aantal seconden extra. pDC gaf ook een foutmelding bij een wijziging bovenaan het document. Deze melding werd echter netjes in een "comment" gezet (met Word's ingebouwde commentaar functie). Het was niet duidelijk wat er precies mis gegaan was en alle wijzigingen leken verder goed verwerkt te zijn. Workshare telde 271 wijzigingen, pDC teld er 104. Het lijkt erop dat pDC de wijzigingen anders telt dan Workshare: kleine wijzigingen worden schijnbaar door pDC niet geteld. Zo lijkt bijvoorbeeld de nummering van paragrafen niet als wijziging te worden geteld (maar wel te worden verwerkt).

Groot document

Dit Word document van een kleine 11 megabyte en 68 pagina's bevat veel tekst, veel voetnoten, een aantal grote afbeeldingen, een paar met Word getekende diagrammen en een enkele tabel.

pDC had voor dit document wederom flink de tijd nodig. Vreemdgenoeg duurde de verwerking niet heel veel langer dan bij het veel kleinere document (tussen de 50 seconden en anderhalve minuut). WSC had met dit document ook wat meer moeite en deed ongeveer 32 seconden over de verwerking. WSC telde 271 wijzigingen, pDC telde er maar 25. Het verschil zit hem waarschijnlijk in de voetnoten - die opnieuw genummerd moesten worden. pDC verwerkt ze wel maar telt ze blijkbaar niet. Het belangrijkste bij dit document was echter dat WSC niet goed om kan gaan met de afbeeldingen, tabellen en diagrammen: het maakt er letterlijk een zooitje van. pDC is daarentegen erg netjes en maakt een ogenschijnlijk perfect 'compare' document.

Klein maar complex document

Om de software nog wat verder op de proef te stellen nog een klein (anderhalve pagina, 40kb) maar complex Word document met een vreemde tabel (met verschillende celkleuren), een foto, en verschillende tekstkleuren.

WSC was weer razendsnel (2 seconden) klaar en telde 36 wijzigingen. pDC had in dit geval zo'n 10 seconden nodig en telde 8 wijzigingen. Net als bij het grotere document kan WSC niet goed omgaan met de complexe wijzigingen in tabelcellen, tekstkleur en voetnoten. pDC levert kwalitatief weer uitstekend resultaat.

Conclusie

Beide pakketten zijn eenvoudig in gebruik en bevatten alle functies die je mag verwachten van dergelijke software. Het grootste gebrek bij Workshare Compare (en daarmee het grootste pluspunt voor pdfDocs CompareDocs) is dat het niet mogelijk is om een vergelijkingsdocument dat gebruik maakt van Word's 'track changes' functie te genereren. De standaard kleuring heeft uiteraard ook nog steeds veel nut maar de 'track changes' mogelijkheid biedt is in het dagelijkse werk wel een erg handige optie. De aparte 'viewer' van WSC biedt daarbij nog een weinig meerwaarde en zorgt zelfs alleen maar voor verwarring en extra handelingen.

Workshare Compare (Standard) is op het gebied van snelheid de absolute kampioen. Gebruikers zullen de snelheid zeker op prijs stellen. De kwaliteit van de vergelijkingen doen, bij iets complexere documenten, echter onder voor die van DocsCompare. pDC mag er dan wat langer over doen, het resultaat is in ieder geval van hoge kwaliteit. Bij standaard tekst documenten zullen er niet zo snel problemen optreden bij het gebruik van Workshare Compare, bij grotere/complexe documenten wordt de foutgevoeligheid groter.

Op het gebied van snelheid wint Workshare de vergelijking. DocsCorp lanceert binnenkort echter een nieuwe versie van DocsCompare waar nou juist de snelheid één van de belangrijke verbeterpunten zou zijn. Op het gebied van functionaliteit/gemak, kwaliteit én op prijs (afgaand op de standaardprijzen) gaat de overwinning naar DocsCompare. Mocht u de aanschaf van document vergelijkingsoftware overwegen, dan is DocsCompare zeer waarschijnlijk de beste keuze. Let hierbij wel op dat integratie met andere pakketten en de functie van Workshare Compare als onderdeel van Workshare Professional hier niet in beschouwing is genomen.

Op zoek naar (onafhankelijk) advies over voor u geschikte oplossingen voor document verwerking? U kunt geheel vrijblijvend contact opnemen om een afspraak te maken met een adviseur.